הגשות למדריכי דירוג משפטיים – יתרונות נוספים ומיקסום התהליך

מדי שנה, פירמות מגישות פירוט של פעילותן המשפטית בשנה החולפת למדריכי דירוג משפטיים שונים, בישראל ובעולם, במטרה להימנות על המשרדים המובילים בשוק המשפטי ולהבליט נישות מסוימות מתוך הפירמה.

מעבר לחשיבות הברורה של קבלת "תו האיכות" לפירמה, מדובר בתהליך לימודי ומעניין שטומן בחובו יתרונות רבים, החל מהזדמנות לבוחן ביצועים – benchmark – של פעילות המשרד ועמידתו בסטנדרטים שהצבתם וכלה בהזדמנות לחזק את קשרי הלקוחות ששמותיהם נמסרים למדריכים כממליצים על הפירמה.

מה הם היתרונות הנוספים מעבר לדירוג? את ניתן להפיק את המקסימום מהתהליך? משרד רובוס שמח לסייע לכם במאמר זה. להרחבה נוספת – מוזמנים להאזין לפודקאסט (Podcast) מעולה בנושא – קישור.

הנה חלק מהיתרונות הנוספים של התהליך:

  1. אישור של צד שלישי – הפירמה זוכה לבחינת תחומי העיסוק ועורכי הדין בה על ידי צד שלישי אובייקטיבי ועצמאי, תוך השוואה למתחרים.
  2. מודיעין שוק לגבי הפרקטיקה והיכן היא עומדת – ניתן לקבל מושג היכן הפירמה עומדת ביחס למתחרים וכיצד השוק והלקוחות רואים את הפירמה, בין היתר באמצעות קבלת התוצאות כיצד משרדים אחרים דירגו את הפירמה בתחומי הפעילות שלה.
  3. איסוף ועדכון מידע - תהליך ההגשה מחייב איסוף ועדכון של המידע לגבי פעילות המשרד ועורכי הדין בו לרבות עדכון משנה לשנה של תיקים ועסקאות שהתקבלו, התפתחו או נסגרו בהצלחה.
  4. שימוש במידע שנאסף למטרות אחרות - כל המידע שנאסף לגבי פעילות המשרד ועורכי הדין יכול להיות מנותב לפעילות שיווקית במדיה חברתית כגון פייסבוק וטוויטר, לעלות לאתר האינטרנט של המשרד ולבלוג, לשמש לביצוע מכרזים, הצעות מחיר וכדומה.
  5. Wake up call - לעיתים מתברר כי ממליצים מסוימים לא מספקים את ההמלצה המצופה ואף מספקים פידבק שלילי. ניתן לראות בכך הזדמנות לברר מה הלקוחות אהבו יותר ומה פחות בתהליך העבודה עמכם ולעבוד על הדרוש שיפור.

איך להפיק את המקסימום מתהליך ההגשה למדריכי הדירוג?

אם ננסה לדמות זאת, התהליך הוא כמו עלייה על המשקל - אם לא התאמנתם ולא הקפדתם לאכול נכון לפני שעליתם על המשקל, לא תוכלו לכעוס עליו אם המספר שיציג לא יהיה לרוחכם.

לכן, עוד לפני שלב כתיבת ההגשה עצמה, חשוב לבצע עבודת הכנה כגון קידום הפרופיל של המשרד ברשתות החברתיות, איסוף הנתונים על עסקאות ותיקים מרשימים, בחירת ממליצים איכותיים והכנתם לתהליך, ועוד, כפי שנפרט כאן.

בחירת הממליצים

אחד המהלכים המשמעותיים והחשובים ביותר לקראת ההגשה הוא הרכבה מוקדמת של רשימת ממליצים מוצלחת לכל תחומי הפעילות אליהם המשרד מגיש מועמדות.

במאמר מוסגר, נציין כי אין חובה שהממליצים יהיו דווקא לקוחות, אלא גורמים שמכירים היטב את העבודה של הפירמה ויוכלו לספר עליה בצורה אינטליגנטית. בדרך כלל, מטבע הדברים, אלו יהיו הלקוחות עצמם.

חשוב לוודא מראש האם ישנה נכונות מצד הממליצים לשתף פעולה, לפנות מזמנם ולענות על שאלות של נציגי המדריכים בקשר לשירות המשפטי שקיבלו מהפירמה.

קחו בחשבון כי פידבק חיובי מלקוחות הוא רק "הדובדבן שעל הקצפת", אך לעיתים, ממליצים מסוימים יתגלו כאכזבה לעומת הציפייה מהם. בחירה מוקדמת של הממליצים תאפשר לכם לברר מה הם עומדים להגיד, להכין אותם לקראת הראיונות, ולוודא כי הם יצלחו אותם.

רצוי ואף חיוני למנוע כפילויות, כלומר לוודא שממליץ מסוים לא יחזור על עצמו במספר תחומי הגשה. הניסיון מלמד כי ממליצים בדרך כלל משיבים למדריכים בפעם הראשונה, אך לא כאשר פונים אליהם לגבי תחום הגשה שני ושלישי...

וכמובן, ככל שתשמרו על קשרי לקוחות טובים לאורך השנה, כך תהליך בחירת הממליצים יהיה קל ויעיל יותר.

תהליך איסוף החומרים

גם כאן, המפתח להצלחה טמון בהכנה מוקדמת.

בדרך כלל, פירמות אינן מעוניינות או יכולות לעזוב את כל עיסוקיהן ברגע האחרון כדי לאסוף חומרים להגשה, כך שהכנה מראש תהפוך את התהליך ליעיל ומדויק יותר ותעניק לכם יתרון ניכר על פני פירמות שדוחות את העניין לדקה התשעים.

מומלץ לרתום ולעודד את עורכי הדין בפירמה לארגן ולשמור חומרים בתיקיות ייעודיות לאורך השנה ולוודא כי החומרים יאושרו מראש על ידי השותפים במשרד.

כך, כאשר מועד ההגשה יגיע, ניתן יהיה לשלוף את החומרים המוכנים מהתיקיות וכל שיישאר הוא רק לערוך "פולישים" אחרונים.

שיטת עבודה זו, מומלצת במיוחד למשרדים בעלי מחלקות רבות, אשר מגישים בתחומי עיסוק שונים.

מועד כתיבת ההגשה

ההגשות המוצלחות ביותר שייכות לפירמות שמחברות את ההגשות מראש, באופן שנותר מרווח זמן שמאפשר לעבור על המסמכים בנחת ולוודא שכל הנתונים מעודכנים ומדויקים.

לשם כך, חשבו על ההגשה כחלק מעבודת השיווק השוטפת במקום כעל מטלה חיצונית, והקדישו זמן לכתיבתה כמו לכל פעילות אחרת של המשרד.

מיקוד ההגשה

הגשה אידיאלית היא כזו שמשקפת מסר עיקרי אותו הפירמה מבקשת להעביר, כאשר העסקאות שמוצגות קשורות לכך ומסייעות למדריכים להבין היכן הפירמה צריכה להיות מדורגת.

לשם כך, הסתכלו על ההגשה כעל מסמך שיווקי שהוא בעצם "מדריך עבור המדריכים". השקיעו מחשבה בנקודה שאתם רוצים להעביר וחברו את כל נושאי ההגשה אליה.

חשוב לקחת בחשבון שלנציגי המדריכים יש חומר רב לכסות והם קוראים מאות הגשות ארוכות ומייגעות בתחומי עיסוק שונים. לכן, העדיפו איכות על פני כמות - ככל שתהיו יותר חדים וברורים, כך יהיה קל ומהיר יותר להבין את המסר, והדבר יבוא לידי ביטוי בדירוג.

דרגו בחוכמה את המתחרים

מדריכי דירוג מסוימים, כמו מדריך BDI הישראלי לדוגמה, מבקשים מהמשרדים שמבצעים הגשות לדרג את עשרת המשרדים המובילים לדעתם בתחומי עיסוק זהים לשלהם.

בשלב זה, מומלץ לחשוב האם כדאי "לבזבז" דירוג במקומות גבוהים על משרדים ידועים ומוכרים, שגם כך ידורגו במקום גבוה או שמא לקדם משרדים אחרים, שהם גבוליים וזקוקים לדחיפה מעלה.

ההמלצה היא להתרכז במשרדים שתהיו מעוניינים לקדם, כיוון שהמשרדים שגם כך מדורגים מדי שנה במקומות גבוהים - לא יאבדו ממקומם.

מועד ביצוע ההגשה

למרות שמועדי ההגשה מפורסמים וידועים מראש, פירמות רבות מבצעות את ההגשה יום לפני המועד שנקבע לכך, או במקרה הגרוע יותר – לא מספיקות לעמוד בזמנים ומבקשות מהמדריכים הארכת מועד להגשה.

הארכה שכזו אמנם נשמעת מפתה, אך היא תעלה לכם ביוקר, כיוון שבזמן הזה נציגי המדריכים עוברים על הגשות שבוצעו בזמן וקובעים ראיונות עם פירמות אחרות. בינתיים, אתם משתרכים מאחור ומפסידים זמן יקר של בחינת ההגשה שלכם.

לכן, עשו כל מה שניתן כדי לעמוד בזמנים, גם אם זה אומר למסור לעורכי הדין בפירמה מועד מוקדם יותר מהדד-ליין האמיתי.

שימוש במדיה חברתית כחלק מהתהליך

שימוש במדיה חברתית (כגון בלוגים, טוויטר, לינקדאין, וכו') תורם לקידום הפרופיל של הפירמה בשוק ויש לו פוטנציאל השפעה על פירמות מתחרות שיגיבו על הדירוג שלכם או ידרגו את הפירמה.

בעוד שהממליצים חשובים וקריטיים להצלחת ההגשה, מה שלקוחות של פירמות אחרות אומרים לגבי הפירמה שלכם נלקח ברצינות רבה. קמפיין במדיה חברתית יכול לפנות אל הלקוחות של פירמות מתחרות, אשר בהחלט יכולים להשפיע על הדירוג שלכם.

אפשר לראות בפעילות שיווקית לצד ביצוע הגשה כפעולות מעגליות שמשפיעות האחת על השנייה, כיוון שהחומרים שנאספים לצורך קידום הפירמה במדיות החברתיות השונות יהיו החומרים שתרצו להדגיש ולשקף בפני המדריכים לצורך הדירוג.

לסיכום

הגשה למדריכי הדירוג היא תהליך אפקטיבי ומעניין שטומן בחובו הזדמנות לקבל פידבק אובייקטיבי לגבי פעילות המשרד, עדכון הנתונים לגבי פעילות המשרד, הידוק היחסים עם הלקוחות, ניתוב החומרים למטרות שיווקיות נוספות, וכמובן ההזדמנות להיכנס למדריכי הדירוג או לשפר מיקום לעומת שנה קודמת.

על מנת להפיק את המיטב מהתהליך, חשוב להקפיד על עריכת רשימת ממליצים איכותית ואיסוף מוקדם של החומרים, בחירת מסר עיקרי ושמירה על מיקוד, עמידה בזמנים, ושימוש נכון במדיה חברתית לקידום המשרד במקביל להגשה.

ולנו נותר רק לאחל הצלחה רבה לכל המשרדים הניגשים לדירוג!

 

*** משרדנו הינו בעל ניסיון מצטבר בתחום ההגשות למדריכי הדירוג המשפטיים מאז שנת 2006, העולה לכדי אלפי שעות ניסיון בכתיבת הגשות למדריכים הישראליים והבינלאומיים בכלל התחומים המשפטיים. מוזמנים לפנות למשרדנו בסיוע, ליווי וכתיבה של מדריכי דירוג משפטיים – ישראלים וזרים כאחד.