לכל עורך- דין יש שאיפות שונות – חלק רוצים הצלחה והכרה וחלק רוצים להגן על האזרח הקטן ולתרום לקהילה. אך לכולם שאיפה אחת פשוטה- להצליח להעביר יום שלם בלי לצבור עשרות מיילים שלא נקראו ומשימות שלא טופלו.

דואר אלקטרוני (דוא"ל) הוא הכלי השימושי ביותר אצל עורכי דין. אנו משתמשים במייל בכדי לקבוע פגישות, לעדכן שותפים, לשריין אירועים ביומן, ולאחרונה המייל משמש גם ככלי מרכזי לצבירת ידע מקצועי וזאת בזכות הניוזלטרים והעדכונים השוטפים המגיעים ישירות לכתובת הדוא"ל שלנו.

השאלה המתבקשת אם כך היא– אם תיבת המייל שלנו כה חשובה, מדוע אנחנו מזניחים אותה וצוברים עשרות מיילים ביום? ויותר חשוב מכך- מדוע אנו לא מסיימים את כל המשימות שלנו בזמן? התשובה לשאלה זאת אינה פשוטה ותלויה במשתנים רבים: ידע טכנולוגי, תכונות אופי ובעיקר, הרגלי עבודה נכונים.

בפוסט זה נציג מספר טכניקות והרגלי עבודה נכונים. ביצוע "ברחל בתך הקטנה" של שיטות אלו תבטיח תיבת מייל מסודרת ומאורגנת.

דגל או כוכב?

פונקציה זו היא ככל הנראה החשובה ביותר בתיבת הדואר שלכם. בלחיצת עכבר קטנה תוכלו להפריד באופן בולט בין המיילים החשובים לאלו שפחות.

סגלו לעצמכם הרגל– ברגע שקיבלתם מייל – קראו את הכותרת שלו או רפרפו עליו וסווגו את חשיבותו בהתאם, זכרו כי מדובר בפונקציה בינארית- חשוב או לא חשוב.

מה הפונקציה הזאת עושה הלכה למעשה? לפונקציה זאת שני יתרונות- הראשון, מבליט את המייל החשובים בתיבת האינבוקס (Inbox) עצמה ורפרוף מהיר בחלק זה "יקפיץ" לכם דברים חשובים.

היתרון השני והחשוב יותר, כאשר אנו מסמנים מייל מסוים בכוכב דגל אנו שולחים עותק שלו לתיקיה בתוך המייל שם מרוכזים כל המיילים החשובים שלנו.

שימוש נכון בפונקציה:

שלב ראשון: הפרדה בין העיקר לטפל- קיבלתם מייל? סווגו אותו מייד על פי  חשיבותו.

שלב שני: היכנסו לתיקיה בזמנים קבועים- אנו ממליצים על שלוש פעמים ביום, בבוקר לפני העבודה, בזמן הפסקת הצהריים ובערב לקראת סוף יום העבודה. מעקב אחרי תיקיה זאת יבטיח כי לא תשכחו ולא תפספסו דבר.

שלב שלישי: התמדה- זהו השלב הקשה ביותר אך החשוב מכל. עליכם להקפיד לבצע שימוש נכון ועקבי בפונקציה. בהתחלה זה קצת מסורבל ומרגיש לא טבעי אך לאחר חודש של שימוש נכון תתקשו להיזכר איך התנהלתם לפני כן.

שיטת "אפס מיילים" לפי מרלין מאן

לפי גישתו של מרלין מאן (Marlin Mann) אנו לא מספיקים לסיים את המשימות היומיות שלנו בשל העובדה שאנו מבזבזים זמן רב על סידור ותכנון המשימות. בכדי להתמודד עם בעיה זאת ממליץ מרלין לסווג את המיילים (והמשימות) לארבע קטגוריות:

• עשה עכשיו– משימות שאתם יכולים להתחיל ולסיים מיד, אין צורך בגורמים נוספים.
• עשה אחר-כך– מיילים שאתם יכולים לסיים כעת אך אינם חשובים או דחופים.
• מחכה לתשובה– מיילים שתלויים בתשובתו של גורם שלישי.
• לקרוא בהזדמנות– תוכן שמעניין אתכם אך לא דחוף כלל, לדוגמא ניוזלטרים.

לפי שיטת הסיווג, ברגע שאנו מקבלים מייל עלינו לבצע העברה לתיקיה הנכונה, לאחר מכן עלינו "לתקוף" משימות לפי חשיבותן בהתאם לתיקיות. בנוסף לחלוקה לתיקיות, מרלין מייחס חשיבות למחיקה וארכיון – רוב המיילים שאנו מקבלים לא חשובים והגיע הזמן להתמודד עם הפחדים שלנו ולמחוק מיילים!

אם אתם לא בטוחים אם יהיה לכם שימוש במייל זה בעתיד פשוט שלחו אותו לתיקיית הארכיון שם הוא ינוח עד שתחליטו מה לעשות עם מייל זה.

שיטה זאת אומנם נשמעת פשוטה אך היא למעשה רק קצה הקרחון של ניצול נכון של הזמן, לצפייה בסרטון המסביר לפרוטרוט על השיטה ועל טכניקות ניהול זמן נוספות לחצו כאן. אנו מזהירים מראש- מדובר בסרטון ארוך (שעה!) אך הוא שווה כל דקה של צפייה.

 הפכו מיילים למשימות:

חלק ניכר מן המיילים שאנו מקבלים הם למעשה משימות שעלינו לבצע. ניהול נכון של המייל יסייע לכם לנהל את המשימות שלכם בצורה אופטימלית. נצלו את היתרונות הרבים של המייל לטובתכם, התחילו ביצירת מערכת משימות יעילה ואפקטיבית עבורכם, עקבו אחר המשימות החשובות, בין אם המייל מסומן בכוכב ובין אם הוא בתקיה "עשה עכשיו". המטרה של הסידור היא לגרום לכם להתחיל 'להזיז עניינים'.

הטכנולוגיה של היום מאפשרת אינטגרציה מושלמת בין היומן, למייל ולטלפון הנייד. הקדישו לכך כמה רגעים ולימדו את האפשרויות כיצד לבצע את הסנכרון בין המייל ליומן. השתדלו לשלוח RSVP לכל פגישה עסקית ולאשר או לדחות כל הזמנה שנשלחת אליכם.

למחמירים מומלץ גם לסנכרון המייל עם המשימות האישיות ואף לשלוח לעצמכם RSVP. לבסוף, סנכרנו יומנים עם אנשים שאתם באינטגרציה רציפה עימם לדוגמא- מנהלים וקולגות. (סנכרון באאוטלוק או סנכרון בג'ימייל).

טיפת המים חודרת את הסלע לא מכוח נפילתה, אלא מכוח התמדתה..

קחו לכם שבת בצהריים לסדר את הבלגן שצברתם עד הרגע הזה. התחילו מחדש אך הפעם do it right! בחרו לכם שיטה ולכו בעקבותיה. הקפידו לבצע סדר במייל פעמיים-שלוש ביום ואם נבצר מכם לעשות סדר במהלך היום השקיעו 10 דקות (ברגע שהמייל מסודר באופן קבע זה מאד פשוט) וסדרו את המייל לקראת יום המחר. התמדה יום יומית תבטיח חסכון משמעותי בזמן וכתוצאה מכך, ייעול נכון של הזמן והמשימות.

לסיכום – לתיבת המייל יש חשיבות גדולה יותר ממה שחלקינו מייחסים לה. אנו מחזיקים בתיבה משימות, מטלות, קבלות ושאר ירקות. בכדי להוביל לניצול זמן מרבי ולא לפספס אף משימה או פגישה עלינו לתחזק את התיבה באופן שוטף ויעיל, שינוי דרך העבודה עם המייל ויצירת הרגלים חדשים. ולבסוף נגיע למטרה המיוחלת- תיבת מייל עם 0 מיילים חדשים.

• מר אור בריגה הינו יועץ ליגל מרקטינג במשרד Robus