איך יכולים משרדי עו”ד לזכות בלקוחות דרך מכרז

פירמות המעוניינות בייצוג של תאגידים ממשלתיים (הכפופים לחוק המכרזים), או ייצוג לקוחות פרטיים אשר החליטו להעמיד מכרז, ייאלצו לעבוד קשה בכתיבה, עריכה ובניית ‘חבילה אטרקטיבית’ של מכרז אשר ישיג לפירמה את העבודה. הכללים העיקריים שהובילו לזכייה של פירמות במכרזים בעבר הם – תוכנית פעולה מוגדרת, הכרת השוק והתאמת המכרז להצעה, וזיהוי הפירמה כמומחית בתחום הספציפי. השאלה היא, כיצד לכתוב מכרז בכדי לזכות בו? הדבר האחרון שתרצו הוא להשקיע את כל מרצכם וכספכם בבניית מכרז אשר אינו עומד בסטנדרטים או לא “מושך” מספיק בכדי לזכות.

מתוך היכרות מעמיקה עם שוק עריכת הדין בישראל ועם תחום המכרזים לליווי לקוחות בייעוץ משפטי, וכן כתיבת מכרזים מסוג זה, גיבשנו מספר טיפים וכללים שיסייעו למשרדי עו”ד לבצע הגשה מדויקת יותר למכרז – ובעלת סיכויי הצלחה גבוהים יותר:

  • תחילה, זהו את הסיכויים שלכם– לעיתים עסק צריך לבצע הערכת סיכונים וסיכויים באשר לסיכויי ההצלחה בהליך. הגשת הצעה במכרז היא תהליך מסורבל ויקר אשר עלול להוריד את המוטיבציה של הצוות שלכם במידה ולא תצליחו.
  • בדקו – האם יש לכם זיקה אמיתית לתחומים בהם עוסק הלקוח? האם יש לכם ניסיון מוכח ואת המשאבים הדרושים בכדי לספק ללקוח הפוטנציאלי את הנדרש? האם יש לכם קשרים עם אנשי מפתח אשר יכולים להועיל ללקוח ולביצוע העבודה בצורה הטובה ביותר? אם יש ספקות באשר לשאלות אלו, ייתכן ותחליטו שלא לגשת למכרז במקרה זה.
  • בחרו את הצוות המתאים – המפתח להצלחה הוא לבנות צוות מנצח. אי תשומת לב לנקודה זו עלולה להוריד את סיכוייכם לזכות בצורה משמעותית. פירמות רבות עושות את הטעות הקריטית בשלב זה, בשל סיבות פוליטיות פנים אירגוניות, ‘דעות קדומות’ לא רלוונטיות או השפעות חיצוניות אשר מונעות מהפירמה לבחור באנשי המקצוע המתאימים באמת למשימה, ושמים כסוג של ‘ברירת מחדל’ את השותפים הבכירים או עו”ד מוכרים עם שמות ‘מפוצצים’ – שידוע לכל שבסופו של יום, לא ממש ייצגו את הלקוח בצורה אמיתית.

לפני שתתחילו לבנות את מסמכי המכרז, בחרו צוות המורכב מאנשי המקצוע המתאימים ביותר לעבודה מול הלקוח הפוטנציאלי. בחרו עורכי דין בעלי מומחיות וניסיון, אשר מכירים את התחומים בהם עוסקים הלקוחות וכמו כן, שיוכלו לספק דוגמאות לגבי היסטוריית ההצלחה שלהם.

פלוס נוסף הוא עורכי דין בעלי קשרים עם אנשי מפתח בתחום אשר יכולים לייעל הליכים. הצוות המיועד צריך להיות מורכב מעורכי דין שיהיו זמינים ללקוח, בעלי יכולת ארגון, מוטיבציה וכריזמה. בצעו שיקול דעת מה הוא התמהיל הנכון בין שותפים לעו”ד שכירים בצוות – חשוב שיהיה איזון ראוי שישכנע את הלקוח כי אתם לוקחים את המטלה ברצינות, מאחר ואלו האנשים אשר ייצגו אתכם בתהליך הבחירה במכרז – במצגות ובמסמכי המכרז השונים.

  • הבינו את הלקוח – קודם כל נשאל – ‘מדוע הלקוח מעמיד מכרז’? האם מדובר בגוף ציבורי אשר יש לו דרישה חוקית, או גוף פרטי. האם הלקוח היא חברה אשר עברה שינוי מבנה כמו מיזוג, צמצום פעילות או הרחבה, האם יש מנכ”ל חדש או סיבה אחרת שיכולה להשפיע על בחירת הפירמה?

בנוסף, מה החשיבות של המחיר מול איכות, מה המומחיות שמחפש הלקוח ומה הכי חשוב לו? יש לנסות להתאים את המכרז ספציפית אל צרכי הלקוח. לשם כך, ראוי לבצע מחקר מקדים אודות החברה: ה- ‘היסטוריה הגזרתית’ של הגוף העסקי, מי מקבל את ההחלטות, כיצד יקבלו את ההחלטה במכרז, האם אדם אחד או קבוצת אנשים? מה הכי חשוב למקבלי ההחלטות – המחיר הנמוך ביותר, המומחיות והניסיון של אנשי המקצוע, או היכרות אישית של מקבלי ההחלטות עם אנשי מפתח? אם אפשרי נסו לייעד אנשים לצוות אשר יש להם היכרות טובה עם מקבלי ההחלטות.

למעשה, זוהי חלק משאלה גדולה יותר – האם אתם יודעים מה הם הצרכים האמתיים של הלקוח שלכם? האם יש לכם דרך סדורה להיות עם האצבע על הדופק? בין אם עושים זאת מנהלי תיקי לקוח שמתחזקים מערכת יחסים קרובה עם הלקוח ובין אם עושים זאת באמצעות סקרי שביעות רצון אצל הלקוחות, תמיד צריך לזכור שלא כל הלקוחות זהים ויש להיות רגישים לצרכים השונים שלהם.

המוטו של ‘לתת שירות מקצועי מהשורה הראשונה’, יתכן שיקלע לצרכיהם של חלק גדול מהלקוחות אך יגרום לכם לפספס צורך אמיתי אחר של לקוח חשוב.

  • זיהוי צרכי הלקוח והבעיות שלו – יש להתאים את המכרז כך שיענה על מספר שאלות: האם אתם תפתרו את הבעיות המשפטיות עבור הלקוח? ייתכן כי מדובר בבעיות אשר כבר קיימות והלקוח ציין בהצעה, או בעיות עתידיות אשר אתם צופים. האם אתם תחסכו ללקוח כסף? כל לקוח מעוניין לקבל את המקסימום ומבלי לשבור את הבנק.

מומלץ להסביר באופן ספציפי, כיצד תוכלו אתם לייעל עלויות ולחסוך ללקוח כספים רבים. זאת למשל, על ידי ציון הקשרים האישיים שלכם עם אנשי מפתח בתחום לרבות דוגמאות מלקוחות אחרים, או כיצד בעבר פתרתם בעיות מחוץ לכותלי בית המשפט וחסכתם ללקוחות שלכם עלויות ליטיגציה, או אם חלק מהתעשייה בתחום הזה בחר בכם לייצוג אחר, או אם דורגתם במדריכי דירוג כמובילים בתחום המרכזי של החברה, או התראיינתם לגבי הנושא, ועוד.

  • מי המתחרים שלכם? – בשנים האחרונות גובר השימוש במכרזים שמוגדרים כ”מכרז אינטרנטי” בו המציעים מגישים את ההצעות שלהם באינטרנט בזמן אמת, כאשר כולם רואים את ההצעה הזולה ביותר שעל השולחן ויכולים להגיש הצעה מתוקנת נמוכה יותר בתוך זמן נתון ובסכומים מינימליים. הרחבה לגבי סוג מכרזים זה, ניתן למצוא במאמר של משרדנו ‘3…2…1… נמכר למשרד עורכי-דין’ – בקישור הבא.
  • סוג זה של מכרזים גורמים למשרדי עורכי הדין (ובמיוחד כאלה בהם האיש שאמון על הגשת ההצעות אינו מתכוון להפסיד בשום מצב) להוריד מחירים הרבה מעבר למה שהם התכוונו ואף פיתחו שיטות ואסטרטגיות מתורת המשחקים ביחס להגשת הצעות כדי לפגוע ביריב ועוד. היו מוכנים לכך ובנו אסטרטגיה כלכלית אשר במסגרתה היו מוכנים להוריד או להתאים את ההצעה, או במילים אחרות – קבעו את ‘הקו האדום’ שלכם מתחתיו לא תהיו מוכנים לרדת עוד.
  • התאמה לדרישות הטכניות – הדבר הבסיסי ביותר לאחר שזיהיתם את צרכי הלקוח, הוא לא לבצע טעות טכנית אשר תוביל לפסילת ההצעה. עקבו אחר הכללים של המכרז ובצעו אותם במדויק כפי שנדרש. דאגו כי מסמכי המכרז יהיו ברורים, ללא סתירות, מענה ספציפי על שאלות ועמידה במספר הדפים הנדרש, וכך תימנעו דרישה לתיקונים בעתיד אשר אולי יגרמו לסרבול ההליך והוצאות נוספות.

לדוגמה, במכרזים של משרד הביטחון, ההזמנה להציע הצעות היא בדרך כלל מאוד קצרה ומפנה לנספחים שרובם קבועים וכמו כן ההגשה היא באמצעות אתר ייעודי.

  • מענה ישיר וקצר – דאגו כי המענה על שאלות המכרז יהיה קצר ולעניין. התמקדו במכרז עצמו והחומר הנדרש לספק, ואל תסתמכו על ה- Branding של הפירמה או חומרים מוכנים מראש בכדי לעשות את העבודה עבורכם. האנשים אשר יבחנו את המכרז לא יבזבזו זמן יקר במעבר על המוני דפים הכוללים חומר מיותר שלא רלוונטי למטרת המכרז, ובמקרה זה עיקרון ה “פחות זה יותר” מתקיים. מנגד, זכרו שמדובר במסמך שיווקי לא פחות ממסמך משפטי – והתייחסו לכתיבה בהתאם.
  • דוגמאות ספציפיות – ספקו דוגמאות אמיתיות וקייסים אשר התרחשו בכדי לשכנע את המציעים כי אתם המתאימים ביותר לזכייה במכרז. אל תתבססו על השערות כלליות אלא ספקו סיפורים ספציפיים הרלוונטיים ללקוח. ספקו ממליצים ודאגו לכך שאלו יהיו זמינים במידה ויצרו עמם קשר. צפו לכך כי ישאלו שאלות מדויקות וירצו לקבל מידע על מקרים שהתרחשו בפועל, כיצד פתרתם אותם וכיצד התמודדתם עם בעיות שצצו.

אם עבדתם מול גופים גדולים כמו נמלי חיפה ואשדוד, משרד הביטחון, ציינו זאת ו- ‘השוויצו’ בכך והוכיחו כי יש לכם ניסיון בעבודה מול גופים כאלו וכיצד צלחתם את המכרזים מולם.

  • הוכיחו כי תהיו זמינים באופן מידי וישיר – הלקוח מעוניין לבחון את הזמינות והנכונות שלכם להיות זמינים לו. לכן יש לוודא כי אתם זמינים גם מבחינה טכנולוגית אונליין, דרך מיילים וכי האתר שלכם אטרקטיבי ומודרני. הראו ללקוח כי דאגתם להעמיד צוות מיועד ולהבהיר כי העובדים שלכם יהיו זמינים בשעות הנדרשות, בטלפון או במייל, יגיעו לפגישות במשרדי הלקוח וכי הם בעלי ניסיון מוכח בכדי לספק ללקוחות מענה.
  • היו שיווקיים – מסמכי המכרז הם אומנם מסמכים משפטיים, אך אין להתעלם מהפן ה- ‘מכירתי’ של ההגשה. בסופו של יום, מדובר במסמכים שתפקידם למכור ולשווק את הפירמה. לכן, יש להתייחס למכרז כמו אל ייצוג לקוח בבית המשפט, כאשר החליפה שתלבשו והסדר של המסמכים שלפניכם עשויים לעשות הבדל של ‘שמיים וארץ’ בפני השופט. יחסו חשיבות רבה לדרך הגשת המסמכים, האסתטיקה, הסדר של הטקסט, העריכה והכתיבה כך שימשכו את תשומת הלב של הלקוח בצורה חיובית, או במילים אחרות – לכתוב דרך פריזמה שיווקית – ולאו דווקא דרך הפריזמה המשפטית.

לא להתבלבל – אומנם מדובר במסמכים מקצועיים משפטיים, אך הרושם הראשוני שמקבל הלקוח לגבי המקצועיות שלכם וצורת העבודה המסודרת, הוא רושם שרוב הסיכויים שלא תוכלו לשנות אחר כך. הדגישו את היתרונות של הפירמה בצורה שתשאיר חותם על הקורא, ואת המומחיות של הפירמה בנושא הרלוונטי. הגישו תוכן שימשוך את תשומת הלב של הלקוח בצורה נקייה ואטרקטיבית, ותנו הבדל ודגש בין עיקר לטפל.

דאגו כי לא יהיו כפילויות או עודף טקסט, וכי משפטי מפתח יקפצו לעין. השתמשו באוצר מילים שימשוך את הקורא. התייחסו לשאלות באופן ספציפי ודרגו את התשובות באופן שיהיה חשוב יותר לקורא. הוסיפו גרפים, תמונות ועמודות לפי הצורך ובאופן אשר יקל על הקורא וימשוך את תשומת הלב כך שיזכרו אתכם באופן חיובי.

ובסופו של יום, התייחסו למכרז באותה רצינות בה תנסו להשיג כל לקוח פוטנציאלי. איסוף מידע על הלקוח וצרכיו, בניית צוות ושיווקו, והצעת מחיר אטרקטיבית, אלו הם הדברים אשר ישיגו לכם את העבודה.

להרחבה על נושא המכרזים, ניתן להקליק על מאמר נוסף של משרדנו בתחום – ‘עורכי דין ומכרזים – סיפור אהבה’ הזמין בקישור הבא.

  • משרד רובוס עוסק רבות בתחום המכרזים, לרבות בסיוע למשרדי עו”ד בביצוע הגשות סדורות למכרזים. לפרטים נוספים – מוזמנים לפנות למשרדנו ואף להקליק כאן.