גיוס עורך-דין פנימי: מתי, איך ולמה? המדריך המלא לחברה / לסטרטאפ

מנכ”לים ומנהלים בכירים אחרים (בייחוד מנהלי כספים) מוצאים עצמם פעמים רבות עובדים עם עורכי דין רבים בתחומים שונים ומגוונים – החל מחוזים ועסקאות, ממשיך ברגולציה וקניין רוחני וכלה במיסוי ושוק ההון. השאלה שעולה הנה פשוטה – עם כמה עורכי דין צריכים לעבוד עד שמחליטים לגייס עורך דין פנימי…?

נחלת הכלל היא שניהול מספר עורכי דין חיצוניים כרוכה לא רק בעלויות רבות וגבוהות, אלא גם בלא מעט “כאבי ראש”. הדבר כרוך בניהול תקציבי הדוק, תיאום בין עבודת עורכי הדין, בקרה ועמידה בלוחות הזמנים הנדרשים לחברה וכל זאת, במקביל לעבודה השוטפת של המנהל האחראי על הנושא. אתגרים אלו מתעצמים והולכים ככל שהחברה גדלה וככל שצרכיה משתנים וגדלים.

לכך יש להוסיף גם את העובדה שעורכי הדין החיצוניים מספקים שירותים ללקוחות וארגונים נוספים. קרי, העבודה ולוחות הזמנים של המנהל  שאחראי על עורכי הדין החיצוניים והארגון בו הוא עובד הם רק חלק אחד בשגרת היומיום של עורכי הדין החיצוניים, אשר כוללת מתן שירותים לעשרות מנהלים וארגונים נוספים. מיותר לציין, שהדבר גורם לעתים קרובות לאי עמידה בלוחות הזמנים והדרישות של המנהל, לחוסר שביעות רצון בארגון ואף עלול לעיתים לפגוע בצמיחתה של החברה.   

אם האתגרים הללו נשמעים לכם מוכרים, בהחלט יתכן שראוי שתשקלו – הן מבחינה כלכלית והן מבחינת יעילות עסקית ואופרטיבית – גיוס של עורך דין פנימי (An In-House Counsel).

הקריטריונים שיש לשקול בטרם גיוס עורך דין פנימי / הקמת מחלקה משפטית

מחקרים שונים נעשו סביב הנושא ובמקרים רבים, נעשה ניסיון לקבוע רף כלכלי המבוסס על הכנסות אל מול עלויות, באופן שקובע שללא מינימום מסוים של הכנסות – אין טעם לשקול גיוס עורך דין פנימי (an in-house counsel) / הקמת מחלקה משפטית (legal department).

הגם שאין ספק שיש ערך חשוב לשיקול הכלכלי, הרי שאין הוא חזות הכל. מדובר בהחלטה מורכבת שנדרשת להיות מבוססת על שיקולים שונים, כאשר השיקול הכלכלי הנו רק אחד מהם. בהחלט יתכן מצב בו הכנסותיה של חברה מסוימת אינן גבוהות “דיין”, אולם מורכבות העבודה והכמות שלה בהחלט מצריכות גיוס עורך דין פנימי, אשר העלות שלו תושב במהרה על ידי החסכון בזמן ובכסף של פנייה לעורכי דין חיצוניים.

על מנת להפוך את החיים לפשוטים יותר, מחלקת ה- Legal Operations של חברת LawFlex – שמחזיקה בניסיון רב שנים בנושא זה – שמחה להביא בפניכם רשימה של סממנים (אינדיקטורים) שאם הם קיימים בארגון שלכם, – בהחלט יתכן שגיוס פנימי הוא הפתרון הראוי בשבילכם:

  1. זמן התגובה בעניינים המשפטיים “איטי” מדי ביחס לצרכי הארגון בארגון צומח זמן התגובה הנו עניין קריטי. כאשר הארגון מנהל כמות מכובדת של חוזים ו/או מספר חוזים מורכבים, אשר כל אחד מהם דורש התייחסות משפטית כזו או אחרת, תגובה איטית מדי עלולה לסכן מערכות יחסים ועסקאות. לכך יש להוסיף את העובדה שעורך הדין החיצוני אינו בהכרח מבין את השיקולים, הסיכונים והסיכויים של כל עסקה, בשונה מעורך דין פנימי שחי את היומיום של הארגון. בנוסף, שימוש בעורך דין פנימי ומעבר מניהול שיחות והערכת סיכונים וסיכויים בטלפון לשיחות “מסדרון” מהירות ויעילות, עשוי לחסוך זמן תגובה יקר ולקדם את צמיחתה של החברה לאין שעור.
  1. ניהול “האופרציה המשפטית” / עורכי הדין החיצוניים פוגם בעבודה השוטפת של המנהל – אין ספק, כי ניהול מערך עורכי דין חיצוניים ה עוסקים בתחומים שונים ואינם בהכרח קשורים אחד לשני או לאותו משרד עורכי דין – הנו תהליך מאתגר המצריך זמן רב. אתגר זה מתגבר מקום בו המנהל אינו בעל השכלה משפטית (וזהו אכן המצב ברוב המקרים), כך שאין הוא יכול להעריך נכונה את טיב העבודה, משך הזמן הצפוי שלה – והאיכות שלה. מעבר לניהול העבודה המשפטית, נדרש גם ניהול תקציבי וניהול פרויקטים צמוד של העבודה המשפטית, על מנת לעמוד בדרישותיה של החברה – מה שמכונה כיום “ליגל אופריישנס” (Legal Operations). כל אלו לא רק שהם גוזלים זמן רב משגרת יומו של המנהל, אלא שהם עלולים לפגוע בתפקודו ותחומי אחריותו האחרים, בייחוד בארגון צומח. 
  1. הדרישה לייעוץ משפטי ותחומי הייעוץ מתרחבים והולכים –ככל שהארגון צומח ומתפתח, כך נדרשת יותר עבודה משפטית על עסקאות וחוזים. בנוסף, עם צמיחתו של הארגון, קיימת חשיפה לתחומים ועניינים חדשים ובהתאם לכך, הדרישה לשירותים משפטיים מתרחבת. לדוגמא, ארגון שעובד בישראל חשוף לענייני המיסוי המקומי ודיני העבודה המקומיים וזקוק לעצה משפטית בהקשר זה. כאשר הארגון מתחיל לצמוח ולמכור בחו”ל, הרי שהוא נחשף לנושאי מיסוי בינלאומי, מיסוי מקומי במדינה בה נמכרים מוצריו וכן לדיני העבודה המקומיים על פיהם הוא מעסיק/מקבל שירותים מהאנשים המקומיים. בנוסף, אין דין הקניין הרוחני בישראל כדין הקניין הרוחני במדינות מחוצה לה.
  1. העלויות המשפטיות צומחות והולכות – פועל יוצא מהאמור לעיל הנו עלייה משמעותית בהוצאות המשפטיות השוטפות – בייחוד ככל שמדובר בתחומים שנדרשת בהם מומחיות מיוחדת ובתחומים שדורשים התייעצות עם משרדים שאינם מקומיים. במקרים רבים, ארגונים אינם שמים לב, כי ההוצאות המשפטיות שלהם מסתכמות בעשרות אלפי דולרים בשנה, ומבדיקה קצרה יעלה כי יהיה להם יותר זול להעסיק עורך דין פנימי. לכך יש להוסיף את השיקולים של ייעול העבודה, קיצור התהליכים ומתן תשובות שתואמות את אופי הארגון ושגרת היומיום שלו כאשר עובדים עם עורך דין פנימי. בנוסף, עורך דין פנימי יכול לנווט ולנהל את העבודה המשפטית החיצונית, במקרים בהם היא נדרשת, להוזיל עלויות ולוודא כי יש תמורה בעד האגרה. 
  1. הצורך בהבנה עסקית של הארגון וצרכיו, כמו גם בסיכונים “אמיתיים” לעומת סיכוניים “ספקולטיביים” – מבלי להיכנס להכללות, תפקידם של עורכי הדין החיצוניים הוא לספק עצה משפטית ראויה ונכונה שתגן על הארגון. הגם שאין ספק שעצות אלו נכונות ומדוייקות, הרי שאין הן תואמות את הסיכונים “האמיתיים” להם חשוף הארגון. לדוגמא, בהחלט יתכן שהגבלת אחריות בענייני קניין רוחני עלולה לחשוף את החברה לסיכון, אולם בחברה שהקניין הרוחני בה מוגבל, הוא אינו המוצר העיקרי שלה ומעולם לא היתה לה תביעה בנושא, יתכן בהחלט שמדובר בסיכון “ספקולטיבי”. במקרים כאלו, עורך דין פנימי שחי את “חייה של החברה”, יוכל בקלות יתרה להבחין בין עיקר לתפל ולעשות תעדוף נכון וקבלת החלטות יעילה ומהירה. זהו הדין גם לקבלת החלטות עסקיות שונות, אשר יש בהן יתרון מובהק לעורך שמצוי בענייניה השוטפים של החברה ומקורב להנהלה שלה בשוטף.   
  1. הצורך באסטרטגיה משפטית ברורה שתואמת את מטרות החברה וצמיחתה – אם בעבר המקצוע המשפטי נחשב למומחיות ייחודית וכל שעורכי הדין נדרשו לספק הוא את חוות דעתם בנוגע אליו, הרי שזה אינו המצב כיום. עורכי הדין נדרשים יותר ויותר לחוות את דעתם בנושאים שונים, אשר ברבים מן המקרים יש להם השלכות ו/או אספקטים עסקיים לכל דבר ועניין. עבודה עם ספקים חיצוניים, טובים ככל שיהיו, אין דינה כדין עבודה עם עובד מן המניין, אשר מקורב להנהלה ומכיר את קרביו של הארגון. בניית אסטרטגיה משפטית ברורה ובכלל זה, “עץ החלטות” ו”מטריצת סיכונים”, אשר עולים בקנה אחד עם מטרותיו (קצרות וארוכות הטווח) של הארגון הנם נושאים שטוב ייעשו וינוהלו על ידי מי שמצוי בתוך הארגון ולא מחוצה לו.

סיכום ומסקנות

הקמת מחלקה משפטית / גיוס עורך דין פנימי הם אינם עניין של מה בכך, בייחוד אם הארגון ומנהליו הצליחו להסתדר תקופה ארוכה מבלי לעשות כן. יחד עם זאת, ככל שאתם חווים ונתקלים באתגרים המנויים מעלה, בהחלט יתכן שהפתרון הנכון עבורכם הוא בדיוק הפתרון הזה.

במקרים כאלו, לא רק שהדבר אינו מקשה על הארגון, אלא נהפוך הוא!  גיוס עורך דין פנימי בעיתוי הנכון הופך את הארגון ליעיל יותר, גמיש יותר ובעל יכולת טובה יותר להתמודד עם האתגרים והצמיחה, כמו גם משפר את שביעות הרצון של הלקוחות הפנימיים וזמני התגובה לשאלות שצצות ועולות. בהקשר הזה ראוי להוסיף נקודה חשובה – מעבר לעיתוי הנכון, יש לוודא, כי המועמד הנו בעל היכולות, הכישורים והתכונות המתאימים לארגון. מיותר לציין, כי אין דין חברת הזנק כדין בנק או חברת ביטוח. בנוסף, ישנה חשיבות רבה להקמת תשתית (אופרציה) – טכנולוגית, ארגונית, תקשורתית ותהליכית – אשר תאפשר מתן מענה יעיל לצרכנים הפנימיים השונים ותאפשר למחלקה המשפטית להוות מנוע צמיחה לארגון (ולא רק גורם משפטי המגן על הארגון ומגיב לדרישות הצרכנים ולעתים, אף מעכב את הארגון). על כך בכתבות שיפורסמו בעתיד.

  • הכותב, עו”ד עידו בר-גיל, הינו ראש תחום Legal Operations Solutions בחברת LawFlex