יעילות? מילה גסה?

כדי שלא נבזבז לכם סתם 7 מתוך 1440 הדקות שיש לכם ביום עם עוד מאמר שאומר הרבה (אבל תכל'ס... לא אומר כלום) קחו שנייה לעצמכם וחשבו: מהן הנקודות שבהן אתם מרגישים שהזמן נוזל לכם מהידיים? או אולי... מהן הנקודות שבהן אתם לא שמים לב בכלל לזה ש"אופס... כבר אמצע היום ועוד לא הספקתי כלום"? הצעד הראשון לניהול זמן מוצלח יותר, הוא הודאה באשמה 😊 להכיר בכך שיש בעיה, לנסות לדייק אותה ולחפש את הדרכים האפקטיביות ביותר להתמודדות. מה שעוזר לחבר, לקולגה או לבן משפחה, כנראה לא בדיוק יעזור לכם – find your shit and stick with it!

אז מה הכנו לכם היום? נתחיל מאבחנה עצמית ודרכים מוצעות להתייעלות, נמשיך למשוכה שכולנו נופלים בה ונקנח באמצעים הטכנולוגיים שכולנו צריכים להכיר.

יעילים? מוחצנים? לא ברורים?... מי אתם?

1. דחיינים? שם קוד – "אני כבר אחשוב על זה בשבוע הבא..." - רובנו חוטאים בדחיינות כזו או אחרת ובתחומים שונים של החיים – יש מי שדוחה ענייני בריאות, יש מי שדוחה משימות בבית ויש מי שדוחה משימות בעבודה. איך מתמודדים ומשתפרים? מתחילים ממשימות קטנות! הרבה פעמים ה- to do list שלנו גדול ועמו גדל הרצון לדחות, אם נצליח לפרק אותו למשימות קטנות ולהגדיר לעצמנו משימות ריאליות, יהיה לנו יותר קל להתמודד איתן בזמן. וכדי להמחיש את הנושא בשנייה וחצי, מי מהמספרים מטה יותר קריא לכם?

590386722784

784 – 722 – 386 – 590 

2. האם אתם טיפוסים מופנמים? שם קוד – "דבר חלש..." /"אוהב להיות בבית, עם התה והלימון והספרים הישנים"מעריכים את הזמן שלכם לבד ועובדים הכי טוב בשקט שלכם? מה אתם יכולים לעשות כדי להתייעל? בקשו את המשרד הפינתי, מצאו את פינת הקפה העמוסה פחות, אמרו במשרד שקשה לכם להתרכז כשרועש (שאף אחד לא יחשוב שאתם סנוביים), תתנהלו (ככל הניתן) באינטראקציות אחד על אחד, תסבירו שאתם צריכים את הזמן להתעמק בנושאים והכינו את עצמכם היטב לפגישות!

3. מוחצנים? שם קוד – "באמת שתמיד יש לי איך לתרום לשיחה" מרגישים אנרגטיים כשיש מסביבכם אנשים? מרגישים שהאנרגיה שלכם יורדת כשאתם יותר מדי זמן לבד? מה אתם יכולים לעשות כדי להתייעל? קחו הפסקות תכופות ושנו אווירה – זה ימלא אתכם באנרגיות טובות, מלאו את הלו"ז שלכם – אתם פועלים הכי טוב תחת לחץ, תיזמו פעילויות חברתיות משרדיות ואל תשכחו לשריין לכם זמן עם עצמכם לסדר את הפעילויות, המשימות והמחשבות.

4. איפשהו באמצע? שם קוד – "אני זורם/ת..." 68% מהאנשים כנראה פה אתכם – יודעים להעריך את הזמן שלהם לבד אבל גם הפסקת קפה תבוא להם טוב. מה אתם יכולים לעשות כדי להתייעל? מנפו את הגמישות שלכם! בגלל שאתם מאוד מושפעים ממצב הסביבה שלכם, תשתדלו להתאים את עצמכם אליה – היו יעילים כשיש שקט וזרמו כשרועש 😊 ובשביל לא להגיע למצב שבו אתם רק מושפעים מהסביבה, בחנו את עצמכם – באילו ימים הייתם יותר יעילים ולמה? ובחנו מי מההצעות מעלה מדברת אליכם, זה ייתן לכם הכוונה לאיזון הנכון עבורכם (אולי משרד פינתי והפסקות חברתיות מרובות?).

ואמממממ.... Step away from your phone! כנראה שכולנו כבר קראנו את המחקר שהראה שעד שהפלאפון לא בחדר השני, אנחנו לא מצליחים להתרכז (למי מכם שלא קראו - בקבוצת מחקר בה הטלפון היה מחוץ לחדר – הקבוצה הגיעה להישגים גבוהים ב26% מקבוצות המחקר שהיו עם הפלאפון חשוף/ בחדר).

אז נכון, אנחנו לא נוציא את הטלפון מהחדר, הוא בייסקלי התאום הסיאמי שלנו - אבל אנחנו כן יכולים להעביר אותו למצב שקט, להפוך אותו עם הפנים כלפי מטה – וכן... להוריד גם את הרטט. אם אתם בעניין של לקחת את הדברים ברצינות, אתם גם יכולים להוריד notifications מפלטפורמות חברתיות ומאפליקציות חדשותיות – אם יקרה משהו חשוב, אתם תדעו עליו.

תנו לפלאפון שלכם לעבוד בשבילכם – אל תעבדו אצלו! 26% מהזמן שלכם אולי נראה לכם זניח – אבל זה 6 שעות מתוך יממה (אם נסתכל על 10 שעות עבודה – מדובר ב2.6 שעות מהיום שלכם!!).

ושנייה לפני שניפרד, הכנו לכם רשימת כלים שיעזרו לכם לחסוך זמן – הרבה פעמים אנחנו חוטאים למטרה ומסתכלים על כתבות שמפרסמות כלים כאלה לפני שעצרנו וחשבנו עצמאית, מה באמת שותה לי את הזמן? אז על אותו משקל של איזה טיפוס אתם – מה באמת מפריע לכם? מבזבזים יותר מדי זמן בפגישות? לוקח לכם יותר מדי זמן לענות על אימיילים? רעשי רקע מפריעים או חסרים לכם? אחלה!

מצאו את הכלי שיעזור לכם לפתור בעיה אחת, ורק אחר כך תמשיכו לבאה:

1. Unroll - כלי שיאחד לכם את כל המיילים הפחות חשובים וישלח אותם ביום אחד – אם בא לכם להפחית את התכתובות הפחות רלוונטיות.

2. Mixmax – יתזמן לכם את המיילים, יתזכר אתכם לגבי מיילים שתכננתם לשלוח, יסייע לכם בקביעת פגישות ועוד הרבה דברים טובים...

3. Paste – עובדים על מסמך ארוך ומשתמשים כל הזמן באותם נתונים? Paste תזכור את כל מה שהעתקתם ותסייע לכם להדביק ביעילות.

4. Todoist - הראש מלא במשימות ואתם לא יודעים מאיפה להתחיל? תוציאו הכל לכלי שיסדר את זה עבורכם.

5. One Tab – גם לכם קורה שאתם פותחים המון טאבים בדפדפן, כולם מעניינים אתכם אבל אין לכם זמן לזה כרגע? One tab הוא תוסף לכרום שייצור לכם אינדקס מסודר של הטאבים שנכנסתם אליהם (שווה לשים לב שלא יוכל לשחזר ביעילות טאבים בתהליכי עבודה – שאלונים/הזמנות וכו').

6. World time buddy – שעון עולמי שמסייע בקביעת פגישות מעבר לים, לאלו מביננו שחוטאים בלקוחות זרים...

7. Dashline – אמצע יום עבודה ובא לכם שניה להיכנס ללינקדין אבל שכחתם את הסיסמא וממש לא בא לכם לבזבז זמן על שחזור? זו התוכנה שתאפשר לכם לאחד את כל הסיסמאות ובצורה בטוחה.

8. Noisli – צריכים רעשים רקע כדי לשמור על ריכוז? כנסו ולא תתחרטו. באמת- הבטחה.

9. Forest – הגעתם עד כאן? אז תטעו עץ וירטואלי 😊 זו האפליקציה שתעודד אתכם להיות בריכוז ותזכה אתכם בנטיעת עץ אם תצליחו לשמור על ריכוז ולא לגעת בפלאפון במשך 25 דק'.

10. Ooogenerator – אחרון בשביל הכיף... יוצאים לחופשה? או סתם רוצים יום-יומיים לפרויקט דחוף ולא יודעים מה נכון לכתוב הודעת "מחוץ למשרד", אבל בא לכם שזה יהיה קצת יותר קליל וכייפי – תנסו ולא תתחרטו.

יאללה לעבודה!

*הפוסט נכתב בעזרת ובהשראת שני פוסטים מקצועיים המופיעים מטה, מוזמנים לבקר ולהתרשם:

https://medium.com/taking-note/introvert-or-extrovert-heres-how-to-boost-your-productivity-94fce2d1c39

http://thinking.lodlaw.com/rv/ff0042a20e4adc7edbaafd07994ba2c88849d3b5