לקחים חשובים לסקטור המשפטי ממשבר הקורונה

החודש אנו מציינים 8 חודשים (פחות או יותר) מאז היכה נגיף הקורונה את העולם בתדהמה, ואת תחילת סיומו של סגר שני בישראל. הרבה מאוד זמן של חוסר וודאות, בלבול וקושי בקרב עסקים, לצד אנשים רבים שנפגעו מהמשבר בצורה כזו או אחרת לאחר 2 סגרים ארוכים ומייגעים.

המשבר הביא עימו שינויים רבים בדפוסי ההתנהגות של עסקים וצורת העבודה של חברות. משרדי עורכי דין בפרט נאלצו לאמץ הרגלי עבודה חדשים בתנאים לא שגרתיים. עם החזרה לשגרה לאחר הסגר הראשון, ראינו לא מעט משרדים ש- ‘נופלים’ בחזרה להרגלים ולדפוסי ההתנהגות ישנים, שלא בהכרח יעילים ונכונים לצורת העבודה של היום, אבל עם פרוץ הסגר השני – אותם משרדים חזרו במהירות להרגלים החדשים – בין היתר, מהחשש שהסגר השלישי בדרך…
קל מאוד ליפול חזרה להרגלים ישנים. במובנים רבים, חזרה לדפוסים ישנים הינו דבר חיובי אשר מאפשר חזרה לשגרה טובה ויעילה. בדרך כלל, אנו נאחזים בדפוסים מסוימים מכיוון שהם עובדים, וחוזרים על התנהגויות ותהליכים מכיוון שהם יעילים, אך לא תמיד זהו המצב.

המגיפה יצרה כמה שינויים בתפיסת העבודה של משרדי עורכי דין, כאשר כמה מהם מומלץ לאמץ גם בימים שלאחר המשבר.
הנה כמה לקחים חשובים לסקטור המשפטי ממשבר הקורונה:

• לקח #1 – אימוץ חדשנות ביעילות ובמהירות

שוק עריכת הדין בישראל מפחד מאימוץ שינויים ומעדיף לעיתים את שיטת העבודה המסורתית והמיושנת מעט. קשה למשרדים לקבל שינויים דרסטיים ומשנים סדרי עולם בצורת עבודתם, אך לאור הקורונה, אנו רואים משרדי עורכי דין מאמצים תהליכים שלולא המשבר – היו לוקחים שנים ולא כמה שבועות כפי שקרה בפועל.

במילים אחרות – הקורונה פוגגה את החשש מטכנולוגיה בקרב עורכי דין. משרדים הבינו שחלק משמעותי מהעבודה יכול להיעשות מרחוק, ולא בהכרח רק עם נוכחות מלאה במשרד. הרעיון הזה חלחל לתודעה של משרדים שבסגר השני כבר היו מסוגלים להעניק לעורכי הדין את הכלים הנדרשים לעבוד מהבית, לרבות שימוש בפלטפורמות מבוססות ענן להפצת קבצים ומידע שאומצו על מנת לאפשר שיתוף קל ומהיר לכל עובדי המשרד, כמו גם כמובן ‘מלכת משבר הקורונה’ – אפליקציית ה- ‘זום’.

משרדי עורכי דין אימצו פלטפורמות מדיה דיגיטליות שונות גם להעברת מידע – סמינרים, פודקאסטים, וובינרים וסמינרים אינטראקטיביים אחרים שבזמנים שלפני הקורונה היו נעשים בהרצאה מול אולם מלא אנשים – וכיום מתקיימים דרך הרשת, דבר המנגיש את ההרצאה לכולם מכל מקום בעולם. זהו הישג בפני עצמו!

• לקח #2 – אימוץ עבודה אסינכרונית וראייה כוללנית

בשיטה המסורתית, שירותים משפטיים ניתנים מול עו“ד ללקוח, פנים מול פנים בקו ישר. בעולם פוסט-קורונה זהו כבר לא המצב. משרדים הבינו כי עסקאות ושיחות חשובות אינן צריכות להתנהל בזמן אמת עם הצד השני, והקצב המהיר בו צומח התחום של בתי משפט מקוונים ברחבי העולם – מעיד על כך בצורה משמעותית.

היבטים רבים של שירותים משפטיים יכולים להינתן בצורה לא מסונכרנת (asynchronously deliver services) לא משנה היכן מקבל הייעוץ נמצא, או מהי השעה ביום. משרדי עו“ד רבים אימצו את שיטת העבודה הזו במהלך הסגרים האחרונים, ואין סיבה שלא יאמצו אותה לאחר חלוף המשבר, במיוחד כאשר מדובר בלקוחות שנמצאים מעבר לים עם שעון שונה מזה של ישראל.

מתן שירותים משפטיים שאינם מסונכרנים לא מבטלת את הדרישה להעניק שירותים משפטיים תוך מתן יחס אישי, אנושי ועקבי ללקוחות – היא רק משנה את התפיסה בה פגישות יכולות להתקיים אך ורק פנים מול פנים, שמסמכים מסוימים צריכים להימסר פיזית מיד ליד ועוד תהליכים שונים שבדרך כלל קורים בזמן אמת.
צורת עבודה זו מאפשרת לתהליכים ושירותים משפטיים להתרחש במסגרת זמן גמישה יותר ללא תלות במפגשים פיזיים בין העו“ד ללקוח ומעניקה ראייה רחבה יותר לדרך מתן השירותים המשפטיים.

• לקח #3 – חיזוק המורל הציוותי (בדגש על מתמחים ועו“ד צעירים)

מצד אחד, התקשורת דרך שיחות זום, שיחות ועידה ומיילים מוציאים את ה“אנושיות” מהעובדה בין קולגות ומקשה על הבנת שפת הגוף ורמזים לא מילוליים. קשה לעבור יחד על מסמך משפטי או להעביר מידע חדש מבלי לשבת אחד לצד השני, במיוחד לאלה שדורשים הכוונה והדרכה.

מצד שני, העובדה שאי אפשר “לקפוץ” בין החדרים של קולגות במשרד או לשבת פיזית עם המתמחים רק לרגעים ספורים לשם משימה מסוימת, מעצים עוד יותר את חשיבותה של התקשורת בין הקולגות.
לאור הריחוק החברתי, נדרש ממנהלי מחלקות במשרדים לבדוק ולהתעדכן עם עורכי הדין העובדים תחתם לעיתים יותר תכופות, ולנהל יותר מפגשים צוותים, אם זה בדרך של שיחות וועידה או דרך אפליקציית “זום”.

עורכי דין רבים יוזמים זמן מסך בזום לא רק לחלק משימות – אלא לקיים מפגשים צוותים (לעיתים אף מידי יום) על מנת לוודא שהמשימות מובנות, נעשות בזמן, להתעדכן בהתקדמות, בקשיים ולשאול לשלומם של חברי הצוות על מנת לשמור על הוויה משרדית וצוותית, פעולות שלא היו נעשות לעיתים תכופות כמו שהן נעשות לא בזמני סגר. ישנם משרדים שמקדישים חצי שעה ביום לשיחת גיבוש מנת לשמור על מורל המשרד, או שמוצאים עצמם בקשר יום יומי חזק יותר מהרגיל עם קולגה, אם זה התכתבויות בוואצאפ לאורך היום או שיחות טלפון תכופות. חיזוק הקשר בין קולגות יכול לתרום למשרד, לחזק קשרים ולבנות תקשורת טובה שתאפשר לעבודה טובה ויעילה יותר.

סוף דבר

למרות שהקורונה שינתה הרגלים ודפוסי התנהגות שכדאי ורצוי לחזור אליהם בחלוף המשבר, יש לא מעט לקחים שניתן לקחת מ- “חוויות הקורונה” ששינו את תפיסת העבודה של משרדים – לא פעם – שינוי לטובה. כמו בכל משבר, אנו נמדדים על פי אופן ניהולו, ולמידה מהטעויות שלנו במהלכו. לאחרונה משרדי עורכי דין אימצו הרבה שינויים טובים בקצב מהיר, ואת הרבה מהשינויים הללו כדאי וראוי לשמור לטווח הרחוק.