מהפכת ה- LEGAL OPERATIONS עושה עלייה

בשנים האחרונות צמח תפקיד חדש ומרכזי במחלקות משפטיות שונות ברחבי העולם, ולאחרונה הגיע גם למדינתנו הקטנטונת. מה היא אותה פונקציה חדשה העומדת לשנות (לטובה!) את אופן העבודה של יועצים משפטיים פנימיים? הישארו עמנו.

בעוד שחברות ופירמות עורכי דין מסביב לעולם עוסקות באופן מאסיבי בנושאי תוכניות אסטרטגיות וניהול, הרי שבישראל, רק לאחרונה החלו יועצים משפטיים פנימיים לעשות שימוש בנושאים אלו, ההולכים יד-ביד עם נושאי הייעוץ המשפטי והייצוג השוטף ומשפרים אותם לאין ערוך.

אמל"ק

(Legal Operations - (LO הינה שיטה מולטי-דיסציפלינרית שמטרתה להביא לאופטימיזציה של השירות המשפטי בארגון.

למעשה מדובר בפונקציה בתוך המחלקה המשפטית האחראית על ניהול פעולות משמעותיות מסוגים שונים, שמטרתם העיקרית היא להביא את המחלקה המשפטית למקום בו היא פועלת טוב יותר, יעיל ומסודר יותר ועם חשיבה לטווח הארוך. עד להגעת התחום למחלקות המשפטיות, הנושאים השונים לצורך הסדרת הפעילות של המחלקה המשפטית מולאו בידי הצוות המשפטי - או על ידי פונקציות נוספות בארגון שאינן בהכרח מחזיקות בסט הכישורים הנדרש לניהול אותן פעולות - ומכאן כי נעשו בצורה שאינה אידיאלית.

ההבנה כי מוטב שעורכי הדין העובדים במחלקות המשפטיות בחברות יבצעו עבודה משפטית נטו, דחפו להגדרת תפקיד חדש – Legal Operations – תפקיד המרכז מגוון תחומים ופעולות שעד כה היו מבוזרים. חשוב לציין באותה נשימה, כי תפקיד ה- Legal Operations קיים לרוב רק במחלקות משפטיות פנימיות גדולות המונות עורכי-דין רבים, ובשאר המחלקות – מדובר לרוב ב- outsourcing של השירות המועבר לגופים העוסקים בכך.

מה הוא תפקיד ואחריות ה- Legal Outsourcing

נושא ה- Legal Outsourcing כולל תחומי אחריות רבים ומגוונים והוא בעל רבדים פיננסיים, טכנולוגיים, וגם כאלו הקשורים למשאבי אנוש, תקשורת, אנליזת מידע, ניהול ידע וייעוץ ארגוני. הגדרת התפקיד היא כה רחבה ודינמית (בהתאם לצרכי כל ארגון) עד כי קצרה היריעה מלהכיל בתוכה את כלל התחומים הרלוונטיים לשיטה.

יחד עם זאת, אם נצמצם את הגדרת התפקיד - נגיע למסקנה שהמטרה העיקרית של ה- Legal Outsourcing היא להביא להתייעלות הפעילות המשפטית בחברה, ולשם כך מופעל נושא ה- Legal Outsourcing במספר מישורים עיקריים:

  1. אסטרטגיה- תחום ה- Legal Outsourcing עובד בצמוד למנהל המחלקה המשפטית ולצוות עורכי הדין במחלקה. תפקידו לקדם אסטרטגיות שיובילו להתייעלות הפעילות המשפטית בחברה, תוך שהיא מתאימה את עצמה לצרכי הארגון כולו באופן מיטבי. בין היתר מדובר על אסטרטגיות לגבי אוטומיזציה של תהליכים משפטיים (לדוגמת עניין הליגל טק – Legal Tech), אסטרטגיות הקשורות לניהול כוח האדם של המחלקה המשפטית, וכן קביעת אסטרטגיה לגביי אילו תחומים יטופלו בתוך המחלקה ואילו יועברו ליועצים משפטיים חיצוניים.
  1. המישור הפיננסי- תחום ה- Legal Outsourcing בא במטרה לטייב ולנהל את המחלקה המשפטית מבחינה פיננסית. בשונה מבעבר, היועצים המשפטיים הפנימיים נדרשים לתת תחזית לגביי העלויות המשפטיות הכוללות של החברה, לרבות ירידה לעומק הדברים. תחום ה- Legal Outsourcing מסייע ליועץ המשפטי למלא את הפונקציה הזו, באופן נכון יותר. במסגרת זו, תחום ה- Legal Outsourcing מסייע ליועץ המשפטי לנהל עלויות שכר, עלויות יועצים חיצוניים, ניהול תקורות, וכן לוודא שכל אלו עומדים בתקציב ועונים על שאלת היעילות מבחינת הארגון.
  1. Legal tech- תחום ה- Legal Outsourcing הינו הפונקציה האחראית על כניסה והטמעה של טכנולוגיות משפטיות בחברה. ניתן לומר שהשימוש ההולך וגדל בטכנולוגיות משפטיות מוביל לעליה בקרנו של תחום ה- Legal Outsourcing, כאשר היועץ המשפטי הפנימי נדרש להיכרות מעמיקה עם התחום הטכנולוגי - לרבות היבטי תמיכה במערכות טכנולוגיה משפטיות שונות. תחום ה- Legal Outsourcing גם בא לעזר מבחינת בחינת פעולות משפטיות שניתן להעביר אותן לרמה של אוטומיזציה - ולהביא לייעול העבודה המשפטית באופן טכנולוגי.
  1. ניהול ידע- תחום ה- Legal Outsourcing בא לסייע ליועץ המשפטי הפנימי לקבוע ולהוציא לפועל מדיניות ואסטרטגיה של שימור ידע, לרבות זה המגיע ממקורות חיצוניים. תחום ה- Legal Outsourcing מביא לכך שתהליכי העבודה, ניהול הידע והמידע (ושיתופו הן בתוך המחלקה והן מחוצה לה) ומתן השירותים נעשים בשקיפות מלאה ותוך התאמה מלאה לדרישות "הצרכנים" השונים (לרבות, עורכי הדין החברים בצוות, המחלקות השונות, כגון משאבי אנוש, רכש ומכירות והנהלת החברה).
  1. תקשורת- תחום ה- Legal Outsourcing אחראי על דברור הפעילות המשפטית החוצה אל המחלקות האחרות בארגון - וגורמים קשורים אחרים בכל הקשור למדיניות המשפטית של הארגון, תוך שהוא מזין פידבקים ודרישות של הארגון בחזרה אל המחלקה. בנוסף, בסיטואציה (שקיימת לא פעם ולא פעמיים) בה נעדר מנהל מחלקה משפטית (General Counsel) - או כאשר מדובר בארגון בעל יועצים משפטיים חיצוניים מרובים – תחום ה- Legal Outsourcing בא להוות חייץ ואחראי על התקשורת בין הגורמים השונים, כשלעיניו עומד הרצון לייעל ככל האפשר את השירות המשפטי הניתן לארגון.

לסיכום

בשנים האחרונות אנו רואים תהליך שיטתי של הכרה בתחום ה- Legal Outsourcing ובחשיבותו לארגון באופן כללי - ולמחלקה המשפטית בפרט. נכון להיום, מספר המחלקות המשפטיות העושות שימוש בשירותי Legal Outsourcing או כאלו שהקצו אדם ייעודי לצורך ביצוע נושא זה - עומד על אחוזים גבוהים במחלקות משפטיות גדולות.

יצוין כי בסקר שנערך בארה"ב, עולה כי התחום נפוץ בלמעלה מ- 40% מהמחלקות המשפטיות הקטנות (הוצאות משפטיות עד לסך של 4 מיליון דולר בשנה), בכ- 50% מהמחלקות הבינוניות (הוצאות משפטיות עד לסך של 15 מיליון דולר בשנה) ובכ- 93% מהמחלקות הגדולות עושות שימוש בשירותים שכאלו. עוד עולה, כי כ- 70% מהעוסקים בנושא הנם עורכי דין וכי כ- 20% מהם עובדים בחברות גדולות (Fortune 500), בעוד השאר עובדים בחברות יותר קטנות.

המדובר בפונקציה משמעותית מאוד מבחינת הארגון ומבחינת המחלקה המשפטית, פונקציה בעלת פוטנציאל משמעותי להביא לכך שהפעילות המשפטית תעבוד הרבה יותר יעיל – טוב – וזול. פשוטו כמשמעו.

הדבר רלוונטי במיוחד כאשר עסקינן בחברות בהן המערכת המשפטית סבוכה וכוללת גורמים רבים (עורכי דין פנימיים, משרדי עורכי דין שמטפלים בנושאים ספציפיים ויועצים משפטיים חיצוניים מזדמנים) אך הטמעת השיטה מייעלת את אופן העבודה גם במחלקות משפטיות קטנות יותר. התוצאה של שילוב השיטה בתוך מחלקות משפטיות היא פניות רבה יותר של עורכי הדין לעסוק בעבודה משפטית "טהורה" יחד עם התייעלות של השירות המשפטי בארגון.

אנו מאמינים שהגדרת השיטה וההיכרות עמה בישראל תוביל גופים להבנה לפיה אופן העבודה הנכון הן מבחינה ארגונית – והן מבחינה כלכלית - מצדיק הכנסת שימוש בתחום ה- Legal Outsourcing לתוך מחלקות משפטיות. כתוצאה, בשנים הקרובות נראה את השיטה נכנסת לפעולה, תחילה באופן הדרגתי – שירותים הניתנים למחלקה ע"י יועצים חיצוניים ובהמשך שילובם של צוותי Legal Outsourcing פנימיים.