ניהול תהליכים פיננסיים במשרדי עו”ד – זה הזמן לחשוב מחדש

משבר הקורונה שהביא עימו ריחוק חברתי, אבטלה, משבר כלכלי ועוד דרש (ועוד ידרוש) מלא מעט גופים עסקיים – לרבות עורכי דין – להסתגל ובמהירות למציאות חדשה. באופן מיוחד, המשבר גורם למשרדי עו”ד להסתכל היטב אל המקומות בהם הם פחות מורגלים לעסוק- תהליכי ניהול, לצד תהליכים פיננסיים.

נושאים אלו חשובים בשגרה, וחשובים כפליים ב- ‘עידן הקורונה’. המשבר הכלכלי הנלווה למגפה הכלל עולמית גורם לעסקים לחשוב מחדש כיצד הם יכולים לטייב ולשפר תהליכים פיננסים על מנת להכין עצמם למשבר המתמשך. למרות שהמשק חוזר אט אט לעצמו עם פתיחת חלק ממקומות הבילוי והסרה איטית של המגבלות הקשוחות עימם חיינו בחודשיים האחרונים, המצב עדיין לא שב לקדמותו – לא בארץ ולא בעולם – ונדמה שייקח חודשים (אם לא למעלה מכך) עד שהמצב יחזור לקדמותו. באווירה כזו הכלכלה לא תצליח להתאושש במהירות מהמשבר הכלכלי, גם אם ‘ניצחון על הקורונה’ יגיע, ולכן חשוב יותר מתמיד שמשרדי עורכי הדין יפעלו באסטרטגיה פיננסית חכמה וישמרו על תזרים מזומנים, הון חוזר, ו- ‘כרית חסכון’ לתקופות קשות.

ישנם כמה צעדים שכדאי לנקוט בהם על מנת לתכנן ולנהל את ההיבט הפיננסי של משרד עורכי הדין – הן לטווח הארוך והן לטווח הקצר, בצורה טובה ויעילה.

נתחיל בהתחלה – מודל פיננסי

ניהול כל עסק, לרבות משרדי עורכי דין, מתחיל ביצירת מודל פיננסי לטווח הארוך והקצר, המתיישר עם הדו”חות הכספיים והתקציב של המשרד תוך התחשבות בייעדי המשרד. מדובר בתהליך קריטי לניהול הפיננסי של המשרד. צעד מרכזי הוא להגדיר מחדש את חלוקת התקציב של המשרד: התעוררנו למציאות חדשה, עסקים לא מתנהלים כפי שהיו לפני כמה חודשים, תזרים המזומנים האט, יש פחות השקעות ותזוזות פיננסית מסביב לעולם – אלמנט המשפיע כמובן גם על ישראל.

זה הזמן לחשוב מחדש על ניהול תקציב המשרד – מה הכרחי ומה לא, מה כדאי לשמר ועל מה כדאי לוותר. איזה פרויקטים עתידיים צריכים להמשיך במלוא הקצב, ואיזה פרויקטים צריך לשים בהקפאה עמוקה. קחו את הזמן לחשב מחדש את חלוקת התקציב של שנת 2020, תוך התמקדות ודגש על לקוחות המשרד וכיצד ניתן להשיג עבורם את התוצאות המרביות, או במילים אחרות – כיצד ניתן לשמר את הלקוחות גם בימים אלו, בין היתר על ידי ניהול תקציב נכון של המשרד: איזה מהלכי שיווק ראוי לעשות בימים אלו? מהי הדרך הנכונה להעביר מסר ללקוחות קיימים (ולקוחות פוטנציאליים כאחד, בל נשכח אותם) מבחינת הנושאים שמשרדכם יכול לסייע להם – גם בימים לא פשוטים אלו?

עובדים, צ’ופרים והוצאות

מעבר לכך, ולצער כולם, יש לחשוב מחדש על מבנה וכמות המועסקים במשרד, לרבות קיצוץ בהוצאות מיותרות – צ’ופרים, הטבות, שירותים שהמשרד משתמש בהם לשם הנוחות ועוד – זה תמיד נחמד ותורם למורל ולתחרות בשוק עריכת הדין, אבל לא תמיד הכרחי – בעיקר בימים אלו.

הדרך הנכונה לעשות זאת הוא לחלק את הוצאות המשרדיות ל-3 קטגוריות: (1) הוצאות קריטיות (2) הוצאות בשיקול דעת (3) הוצאות לא הכרחיות. זכרו כי לא פעם, קיצוץ בהוצאות ה- ‘שוליות’ לכאורה שלא נראות כבעלות השפעה – יכול להצטבר לסכום לא מבוטל.

התזרים הוא המלך

בתקופה זו במיוחד, יש לעקוב אחר תזרים המזומנים של המשרד באופן יום יומי, ולעשות סיכום פיננסי מסודר כל שבוע – בין אם באמצעות מחלקת הנהלת חשבונות במשרדכם ככל שזו קיימת – ובין אם אתם עצמכם. גם אם לא מדובר בנושא שלמדתם בפקולטה למשפטים ועד כה השארתם אותו בקרן זוית ל- ‘שרואה החשבון יטפל’ – מדובר בנושא אקוטי ו- ‘צינור החמצן’ למשרדכם. מנקודה זו והלאה, חובה לוודא כי למשרדכם יש תזרים מזומנים יציב, זאת לצד מספיק רזרבות על מנת לממן את הפעילות השוטפת והבסיסית של המשרד גם בתקופה של האטת התזרים. יש לוודא שיש ברשות המשרד מינימום רזרבה של חודש הוצאות המשרד, לכל הפחות. באופן אידיאלי, כדאי לשמור על רזרבת מזומנים שתממן את פעילות המשרד לפחות ל- 3 חודשים. הסיטואציה של משרדכם שונה? זה הזמן לחזור מעלה לסעיף ‘עובדים צ’ופרים והוצאות’ – ולקצץ. אין מנוס.

דריכות, מוכנות והכנה מראש

עסקים רבים מוצאים עצמם בפני דילמות ניהוליות ופיננסיות קשות לאור המשבר הכלכלי והמצב הלא פשוט. בתוך כך, משרדי עורכי-דין רבים נאלצים לקצץ בכמות העובדים במשרד, עובדי אדמיניסטרציה לצד עורכי-דין. קיצוצים בשכר, הוצאה לחל”ת, עבודה מהבית, עצירת משיכות לשותפים, ועוד ועוד. אם משרדכם נמצא במצב כזה – ראשית יש לזכור כי אתם ‘לא לבד’ בסיפור הזה – רוב משרדי עוה”ד בישראל מתמודדים עם סיטואציה דומה, ומדובר בסיטואציה שנכפתה עלינו – ולא הגיעה בגלל ‘תכנון לקוי’ שלכם – אלא בגלל המשבר הכלל עולמי. נחמה פעוטה אמנם – אך עדיין נחמה.

את הזמן שהתפנה מומלץ להקדיש לתשומת לב לעובדי המשרד וללקוחות – להרים טלפון, לדרוש בשלומם, להתעניין בשלומם, בשלום משפחתם והעסק. עשו זאת במקצועיות ובזהירות, תוך מציאת איזון בין חמלה לבין מקצועיות. וכמו שאומר השיר – ‘גם זה יעבור’.