ניוזלטר למשרדי עורכי דין – איך לעשות את זה נכון?

ניוזלטר מקצועי הוא אחד מהכלים השיווקיים המרכזיים של משרדי עורכי דין. ניוזלטר שעוצב ונעשה נכון מהווה כלי אפקטיבי לשמירה על קשר והעברת מידע ללקוחות קיימים, לבניית מוניטין של המשרד בתחומים בהם הוא עוסק, וכמובן – למשיכה וגיוס של לקוחות חדשים.

יחד עם זאת, ניוזלטר שלא פוגע למטרה עלול להוביל לאיבוד לקוחות קיימים ואף לפגוע בפוטנציאל המשיכה של לקוחות חדשים. לכן, אחת המטרות המרכזיות בכל פעם שאנו יוצאים לדרך עם ניוזלטר – היא להימנע מהקלקה על מקש ה- "הסר" במעמד קבלת הניוזלטר על ידי הנמענים.  

יצירת ניוזלטר משפטי מא' ועד ת' יכולה לפעמים להיות מאתגרת מאוד, אך ישנם מספר כללי בסיס לכתיבת ניוזלטר קריא, בהיר וזכיר שהנמענים יפתחו, יתעניינו ויקראו. נצא לדרך:

  1. שימוש בשפה פשוטה

השפה המשפטית יכולה להיות סבוכה ולא מובנת. לכן, בכתיבת ניוזלטר משפטי מומלץ להימנע מניסוח דמוי פסק דין או חוות דעת משפטית ומשימוש בביטויים ומטאפורות שאינם מוכרים לכל.

מטרתו של הניוזלטר הינה למשוך את העין וליצור התעניינות, ולכן עליו להיות כתוב בשפה בהירה, פשוטה וישירה. יש להשתמש באוצר מילים התואם את הידע וההבנה של קהל היעד, למשל - ניוזלטר בתחום הנדל"ן צריך להכיל מונחים מקצועיים ורעיונות מהתחום זה, וככל שמדובר במונחים מורכבים – יש לפרשם בקצרה.

  1. עקביות

אחת המטרות בכתיבת ניוזלטר מקצועי היא יצירת המשכיות, במטרה ליצור חיבור עם לקוחות המשרד אחת לתקופה. ישנה חשיבות בתכנון עתידו של הניוזלטר והתכנים שיכתבו בו, במבט הצופה פני עתיד.

ברם, אחת הבעיות המוכרות ביותר בכתיבת ניוזלטרים בקרב עורכי דין היא... כתיבתו בפועל. בכדי לשמור על עקביות יש להתייחס לכתיבת הניוזלטר ברצינות ולהציבו גבוה בסדר העדיפויות, שכן פרסומו בזמן קבוע בעל חשיבות גבוהה למוניטין ופיתוחו של המשרד. מקום שמשרד החליט לפרסם ניוזלטר (שבועי, חודשי, רבעוני, שנתי) עליו לפרסמו בזמן ובעקביות, בדומה להבטחה שנתתם ללקוחותיכם.

  1. פרסום בזמן ושעה נכונים

פרסום ניוזלטר הוא לא פעם הכלי המשמעותי והמרכזי ביותר למשיכת קהל קוראים. ברם, מתי ואיך צורכים הגולשים את התכנים הללו? מחקרים שונים מצביעים על שעות וימים ספציפיים בהם שליחת הניוזלטר צפויה להיות האפקטיבית ביותר, מוזמנים לכתבה שפורסמה בנושא בכלכליסט: https://bit.ly/2KLYb62. בהתחשב בקהל היעד, נראה שבשעות 10:00- 12:00 בימים שני שלישי ורביעי הן השעות בהן יש תנועה רבה במיילים וסיכויי הקריאה גבוהים יותר.

  1. שורת הנושא

שורת הנושא הינה "כרטיס הביקור" של הניוזלטר. בכדי שהמייל יפתח והניוזלטר יופיע במסכו של הנמען, על שורת הנושא להיות תמציתית ואטרקטיבית הנוגעת אל קהל היעד. ההמלצה היא ששורת הנושא תכיל 6-10 מילים שמטרתן למשוך את הקורא להקליק על פתיחתו של המייל.

בנוסף לשורת הנושא, במעמד קבלת המייל ב- Outlook מופיעה תיבה המהווה מעין "טיזר" לקורא המכילה מספר מילים על תכולתו של המייל. לכן, ישנה חשיבות גבוהה לכתיבת תוכן קצר ובעל מידע רלוונטי בעל 30-60 מילים שיופיעו במהלך קבלת המייל וימשכו את עיני הקורא.

  1. שמרו על עניין

על נושא הניוזלטר להיות עדכני, ענייני ונוגע לחיי היום יום של הקוראים. הקפידו על כתיבה קצרה ותמציתית והשתמשו בכותרות מעניינות שמושכות את העין. על כל כותרת להיות רלוונטית לתוכן שמציגה. כותרת יכולה להכיל:

  • שאלה שהתשובה עליה מופיעה בטקסט
  • מסקנה העולה מהתוכן
  • סיכום התוכן שיופיע בפסקה

כותרות טובות יוצרות "flow" בקריאת הניוזלטר ונינוחות אצל הקורא. קריאה מהירה וזורמת מגשימה את המטרה שלנו בפרסומו של ניוזלטר והיא – העברת המידע לקורא.  

  1. בניית אמון

בשליחת ניוזלטר נכוון לבניית אמון והסתמכות אצל הנמענים. המטרה לייצר אצל הלקוחות הקיימים והפוטנציאליים כאחד, תחושה שהמשרד הוא המקום אליו הם אמורים להגיע עם התיק המשפטי / העסקה שבידיהם. על הניוזלטר להכיל מידע אינפורמטיבי עמוק יותר ממה שכתוב באתר האינטרנט המשרדי, מידע שבין היתר - יוביל את הקוראים לביסוס מעמדם המקצועי אל מול הלקוחות.

כתיבתו של הניוזלטר צריכה להיעשות על תחום שהמשרד אכן מתמחה בו ומחזיק בכלים לשמש כעזר ללקוחותיו. כמו כן, יש להשתמש במידע אמין המסתמך על מקומות מהימנים. בכדי לחזק את הכתוב מומלץ להוסיף קישורים לאתרים מהם נלקח המידע, למאמרים שנכתבו על ידי שותפים במשרד או עוררו השראה לכתיבת הניוזלטר. בנוסף, מומלץ לקשר את הקוראים אל הרשתות החברתיות דרכן אתם פועלים (בלוג, פייסבוק, לינקדאין) בכדי שיוכלו לעקוב אחר הפעילות השוטפת של המשרד.

  1. ניוזלטר אינפורמטיבי ולא מכירתי

ניוזלטר משרדי צריך להיכתב על תחום שהמשרד מתמחה או מתעסק בו. הימנעו מפרסום המשרד או הישגיו בצורה בוטה ומכירתית - אלא צרו אמינות והסתמכות על המידע אותו אתם מפרסמים. הפכו את הידע שלכם לכלי עזר בידו של הלקוח, העניקו ערך לתכנים המקצועיים אותם אתם מפרסמים.

  1. עיצוב מושך

במעמד "פתיחתו" על ידי הנמען, הנראות של הניוזלטר חשובה ביותר ולא פעם היא שקובעת האם הגולש יביט בניוזלטר במשך שניות בודדות ויקליק 'מחק' / יעביר לספאם – או יישאר ויקרא. כשמעצבים ניוזלטר, השאיפה היא שאצל הקורא ייווצר רושם ראשוני שיעודד אותו להמשיך לקרוא. מומלץ לשמור על פשטות, רקע נקי, שימוש בפונטים קריאים בכדי שלא ימשכו את תשומת הלב מהתוכן. מעבר לכך, מומלץ לשמור על סימני פיסוק מסודרים, וכן עקביות (בשפה, עיצוב ופונט) והמשכיות בגוף הטקסט מאפשרים לקורא ליהנות מחוויית הקריאה. מומלץ להשתמש במלל וכותרות נקיים ללא מסיחי דעת.  

ניוזלטר עמוס יוצר הסחת דעת המקשה על קוראיו להתמקד החלקים החשובים באמת. לכן, מומלץ להימנע מרקעים צבעוניים מדיי, או מאלמנטים עודפים שיכולים לגרום לבלבול, חוסר נחת או חוסר סבלנות של הקורא.

  1. כתוב מלמעלה למטה

על הניוזלטר להיבנות בצורה כרונולוגית ובסדר יורד תוך שמירה על עקביות בתוכן. עלינו לשלוט על הסדר בו הנמען יקרא את המידע ולכן מומלץ על מבנה שירוץ מלמעלה למטה בצורה אנכית ולא בצורה אופקית (ליצור סיטואציה בה הקורא יגלול מטה עם העכבר). קריאה כזו יוצרת סדר בעיניו של הקורא ומובילה להבנה מלאה של התוכן שאנו רוצים להעביר ולהטמיע אצל קהל היעד שלנו. טכניקה כזו משמשת אף לבניית אתרים של משרדים, שכן מטרתינו להכווין את הקורא, דוגמא לאתר שעשה זאת נכון ניתן לראות באתר משרד עורכי הדין Bighorn LAW (קישור) או לחילופין באתר משרד עורכי הדין Hodgos Russ (קישור) בו ניתן לראות מבנה יותר מורכב, ופחות נגיש לקורא.

  1. הנגשה

פתיחתו של הניוזלטר יכולה להיעשות דרך כל מכשיר אלקטרוני שהוא, מחשב במשרד, טאבלט או פלאפון סלולרי. ישנה חשיבות רבת ערך להתאמתו של הניוזלטר לקריאה נוחה דרך המכשיר הסלולרי, שכן, חלק נכבד מהנמענים משתמשים בסלולר לקריאת מיילים הנשלחים אליהם.

קריאה נוחה דרך הפלאפון מגדילה את קהל הקוראים שכן מקום שלא תהיה התאמה והניוזלטר יהיה לא קריא ונגיש, ההקלקה על מקש ה"סגור" תהיה מהירה מאוד. ניתן להשתמש באתר https://bit.ly/YEe9qc לבדיקת התאמתו של הניוזלטר למכשירים השונים.

  1. פרטי ההתקשרות של המשרד

נקודה ברורה מאליה כביכול, אבל עדיין – נקודה בה לא מעט ניוזלטרים 'נופלים' בה. ניוזלטר אינפורמטיבי נשלח בכדי להעביר מידע לנמענים ולבנות מודעות אצל לקוחות קיימים על התמחות המשרד בתחומים השונים. יחד עם זאת, חשוב להזמין את הקוראים לפנות אל המשרד בכדי לקבל מידע נוסף העומד ברשותו ולא מופיע בניוזלטר. לכתיבת פרטי ההתקשרות בתחתית הניוזלטר יש חשיבות גבוהה שכן הופכת את המשרד לנגיש וזמין לנמענים בנוסף לכך שמגשימה אתן אחת המטרות בפרסום ניוזלטר - משיכת לקוחות פוטנציאליים.

סוף דבר

ישנה חשיבות רבה לכתיבתו ופרסומו של ניוזלטר מקצועי למשרדי עורכי דין. בעולם התחרותי בו אנו חיים, יצירת מודעות ובניית ערך אל מול לקוח קיים או פוטנציאלי הינה קשה לכן יש לזהות את הפוטנציאל הגלום בפרסום שכזה ולנצל את ההזדמנות שמביא איתו.

כתיבת ניוזלטר מקצועי שימשוך את עינו של הקורא אינה משימה בלתי אפשרית, כל עוד מכסים את כל הכלים והיסודות. בהצלחה.