תובנות לניהול פירמת עו”ד בעידן הנוכחי – חשיבות האלמנט הניהולי

אין זו בגדר 'ידיעה מרעישה' כי כל פירמת עורכי דין באשר היא – ותחת כל פרמטר כמותי או איכותי של גודל, תחום עיסוק או מחזור פעילות שנתי – בוחנת את ביצועיה בשני פרמטרים מרכזיים.

המדובר בשני פרמטרים הדרים בשכנות טובה זה לצד זה- הצלחה בפן המשפטי – לצד הצלחה בפן העסקי – פיננסי. זה לצד זה, בדרגת חשיבות דומה או זהה. בניגוד לסברה הרווחת, פירמות עו"ד רבות, על שותפיהם הבכירים ביותר – אינן תמיד מייחסות את החשיבות הראויה לסוגיית הניהול, הארגון והפיננסיים.

לאנשי כספים, 'אוהבי אקסל' וחובבי המספרים J (בגילוי נאות, הח"מ נמנה על אלו) - מדובר בסוג של 'תורה שבעל פה' הנטועה בסדרה די קבועה של אותות וסימנים שבנוכחותם - מעידים על מצוקה או בעיה, ובהעדרם - על כך שהפירמה מקפידה על סדר פעולות שיטתי, סדור וקבוע שמבססים את הצלחתה במישור העסקי.  

במה דברים אמורים? הנה מספר נקודות שיסייעו להתייעלות הפיננסית של משרד עורכי הדין שלכם:

(1) כסף 'על הרצפה'

דווקא בפירמות לא גדולות (במונחי שוק ישראלי - עד 20 עו"ד) חלק גדול מהתהליכים נעשים באופן "אוטומטי" וכמעט ללא מחשבה. הדברים אינם נעקבים או מנוטרים, אין בעל תפקיד, או אם תרצו 'אבא ואימא' לכל נושא ועניין. וכשאין מנגנונים, יש זליגה... הוצאות לא מפוקחות, שירותים מיותרים, חוסר מעקב אחר תהליכים – אלו ועוד הם מאפיינים שניתן לאתר ולזהות בניתוח די פשוט של דוחות כספיים שנתיים של הפירמה. כל משרד עורכי-דין – ואין זה משנה מה גודלו - יכול (וצריך) לעבור תהליך של דיוק, ניטור, התאמה ופיקוח - בכל עת בידי מי מאנשי המשרד (לרוב מנהלת משרד, שותף מנהל, ראש המשרד וכו')

(2) "פירמות קטנות – צרות גדולות"

בהמשך לסעיף שלעיל ומזווית מעט שונה... פעמים רבות אנו נתקלים בפירמה קטנה עם בעיות פיננסיות גדולות, לצורך הדיון – פירמה בעלת צוות משפטי מצומצם המונה 2 – 5 עו"ד, אשר בה ראש המשרד אינו מחזיק בידע ניהולי או פיננסי נרחב, וגם אינו טורח לעסוק בו ביתר שאת – להבדיל מענייניו המשפטיים. מאפיין בולט בפירמה מסוג זה עלול להיות 'מטעה' ואף הרה אסון לטווח הארוך. רף הכנסות ההולך וגדל כתוצאה מפעילות שוטפת, עלול להטעות, היות ובמצב צמיחה גם ההוצאות הולכות ונערמות ולכן המצב החיובי לכאורה עלול להתגלות קטלני. כאשר פירמה אינה יודעת לנהל את תהליך הצמיחה שלה – אין זה משנה האם הבעיה היא בצד ההכנסות (ירידה או העדר צמיחה - סטגנציה) או בצד ההוצאות (גדלות או אינן משתנות ביחס דומה להיקף פעילות) – הסוף עלול להיות כואב וחד. לכן, יש לנהל משטר הוצאות מפוקח, עם דוח תזרים מזומנים המשקף את המצב באופן מדויק, גיוס וגידול באופן הדרגתי ומושכל ובעיקר – להימנע מהוצאות שאינן מחויבות המציאות (בניגוד לאינסטינקט המיידי – של רצון לגדול בבת אחת) 

(3) הכנסות גדלות – לא (תמיד) כסממן חיובי

פירמות עו"ד רבות אינן מנהלות מעקב סדור אחר תהליכי חיוב לקוחותיהם וניהול תהליך הגבייה השוטפת, לא כל שכן, אינן משקיעות זמן ניהולי בדרכים לשכלל את התהליך הפיננסי כמו כל תהליך אחר בפירמה.

בין המאפיינים הבולטים בנושא זה-

  • חוסר במתודולוגית גבייה – מוציאים תשלומים ומקווים לטוב...
  • אי אכיפה של תשלומים במועדם – ללא כל מערכת שמתזכרת לשוב ללקוח
  • 'זליגה' של תגמולים כספיים לפי הסכמי שכר טרחה – בעיה נפוצה עד מאוד ברוב משרדי עורכי הדין
  • גיוס לא מבוקר של כוח אדם לאור גידול בהיקפי העבודה
  • ועוד שלל בעיות...

הדבר מתחדד ביתר שאת כאשר ההכנסות עולות והפירמה צומחת בהתאמה בציר של גיוס כוח אדם, גידול בתקורות, בהוצאות נלוות ובשלל אלמנטים נוספים. ההכנסות "המצטברות" אמנם גדלות 'על הנייר' אך בראי תזרים המזומנים מהפעילות השוטפת - הן אינן מצליחות לשאת על גבן את היקף ההוצאה החודשית הגדלה בפירמה. פערים של תזרימי מזומנים עלולים להיות בגדר 'מכת מוות' בפירמות קטנות עד בינוניות. לכן, חשוב לבנות תקציב רבעוני / חצי שנתי / שנתי לגדר את סעיפי ההוצאה ולהיצמד לתכנית שנבנתה.

(4) ניהול, ניהול ועוד פעם – ניהול!

בעידן כה תחרותי בהן פירמות נאבקות על כל לקוח, ובמקרי קצה – גם על זכות הקיום שלהן בתחומי העיסוק - קיים משקל רב לסוגיית הניהול בכל צירי הזמן – שוטף וקצר, בינוני וארוך. פירמות עו"ד רבות, גם הגדולות שבהן, מוצאות עצמן עומדות בפני משברים מדי תקופה ובתחקור לאחור שלאחר מעשה (reverse engineering) ולחרדתן - מגלות שההתדרדרות החלה משגיאה בדרך קבלת החלטות, ניהול שגוי של משאבים, תשומות, כוח אדם וכדומה.

בעידן הנוכחי, ניהול הפך למקצוע בפני עצמו ומנהלים מוכשרים הם מזמן הצורך הכי משמעותי בפירמות וחברות בכל ענף ובכל תעשיה. שותפים מנהלים במשרדים, מוכשרים ככל שיהיו, אינם מפנימים את הנקודה ולעיתים מקדישים זמן ניהולי מצומצם לפירמה וזמן "משפטי" רב לפרקטיקה שלהם. לא אחת הנושא מתגלה כטעות אנושה שיכולה להביא לקריסה של ארגון שלם על חשבון תיק מתוקשר או חשוב. לכן, לפני שממהרים לרוץ ולגייס עו"ד תותח נוסף – רצוי לחשוב כיצד לעבות את הצוות הניהולי במשרד האמון על נושאי הניהול השוטף. ייתכן וזו תהיה השקעה הרבה יותר נבונה על ציר זמן ביחס לחיזוק הכוח המשפטי.   

(5) אדמיניסטרציה שולטת!

צוות אדמיניסטרטיבי טוב ומקצועי יכול לשנות את פניה של הפירמה, מקצה לקצה. אדגיש שוב, – לשנות פניה את פירמת עו"ד, חשוב לא פחות מייעוץ משפטי איכותי בידי עו"ד מהשורה הראשונה. צוות אדמיניסטרטיבי חזק מסייע בידיי הפירמה בתהליכי קבלת החלטות מול לקוחות, ניהול עניינים עסקיים, מעניק אורך רוח למנהלי הפירמה, משפר את תדמית ומיתוג הפירמה ומפחית לחצים שעלולים להשפיע על אופן התנהלות ובסופו של יום – על הצלחת הארגון. במשרד בו צוות משפטי המונה 5 עו"ד - זו יכולה להיות מנהלת משרד הבקיאה בנעשה ומנהלת את הדברים ביד רמה, רצוי עם רקע ויכולות פיננסיות דומיננטיות. בפירמה של 50 עו"ד וצפונה - זה יכול להיות צוות אדמיניסטרטיבי העובד על פי מתודולוגיות עבודה סדורות המובל או מפוקח על ידי מנכ"ל הפירמה או ראש המשרד.

(6) הוצאות מימון

פירמות עו"ד רבות עושות שימוש בכלים ומכשירים פיננסיים, פעמים רבות, ללא ידיעה או הבנה בנושא. הלוואות יקרות שלא תמיד משמשות לתפעול של אלמנט מהותי בפירמה הנושאות ריביות מנופחות, מסגרות אשראי מופרזות, חוב שאינו ממוחזר וכדומה. למעשה מדובר בהון זר המוזרם לפירמה (על פי רוב מבנקים מסחריים) שאינו עובר מעקב מקצועי משום סוג (למעט הבנק המבקש את הריבית החודשית), פשוט משום שאינו נמצא באחריות של בעל תפקיד זה או אחר ובא לידי ביטוי בשורת הרווח בסוף השנה. נהלו את החוב של הפירמה! היו בקיאים בנתונים, עבור מה נילקח כל חוב, מה עלות ההלוואה וכן כל פרמטר רלוונטי אחר. חוב יקר יכול להקריס עסק, חוב זול – מסייע לצמוח ולהתרחב!

לסיכומו של דבר

פירמות עורכי דין לא מעטות בישראל, פועלות באופן שוטף אך פסיבי, ללא מבנה ניהולי / ארגוני סדור, אלא מגיבות תוך כדי תנועה לתרחישים משתנים. יצירת סדר בנושאים ניהוליים ופיננסיים, מינוי אנשים מתאימים לתפקידים אדמיניסטרטיביים (והכרה בחשיבות הפוזיציה גם על חשבון דברים אחרים) – הם חלק לא קטן מהאלמנטים שעל פי רוב יישנו את השורות התחתונות בדוחות הכספיים ויהפכו שנה פיננסית מקרטעת – להצלחה! 

  • הכותב, עו"ד איתמר רונן, הינו מנכ"ל חברת רובוס לייעוץ ופיתוח עסקי למשרדי עו"ד ורו"ח – קישור.