מהו המדד להצלחה של משרדי עורכי דין? מספר לא מבוטל של משתנים חוברים יחדיו להגדרה שכזו, אך לפי דו"ח שנעשה על ידי חברת Clio בשנת 2018, נמצא כי רוב העוסקים בתחום מגדירים את הצלחתם באופן כלכלי, כלומר – הצלחת העסק מוגדרת לפי ההכנסות המניבות. למרות זאת, עורכי דין רבים 'מאבדים את דרכם' לאחר הקמת פירמה, כאשר הם נשאבים לסחרור של שעות עבודה ארוכות – שבחלק בלתי מבוטל מהמקרים – אינן שעות אפקטיביות. המחקר מגדיר ומציין כי בכדי להגיע להצלחה כלכלית של הפירמה יש צורך בהגדלת בסיס הלקוחות והגדלת שעות העבודה לחיוב.
הבעיה הגדולה ביותר עבור עורכי דין המקימים עסק – היא כי אין להם מטרות מוגדרות. עולה מהדו"ח כי רק כ 25% מעורכי הדין מרוצים מהמטרות שהציבו לעצמם בהקמת הפירמה, ופחות מ- 23% בטוחים כי יש להם מדדי הצלחה איכותיים. עם זאת, פחות ממחצית מעורכי הדין חושבים כי יש צורך בהגדרה טובה יותר של המטרות עבור הפירמה, ושיפור מדדי ההצלחה. כלומר, יש פער בין הביטחון במטרות שהוגדרו – ובין החשיבה כי יש צורך כללי בשיפור הצורך במטרות מוגדרות ועבודה לקראת הגשמת אלו.
בניתוח של שעות העבודה של עורכי הדין, נמצא כי למעשה מרבית יום העבודה (8 שעות בממוצע, לפי תוצאות המחקר) לא מתבטא בשעות חיוב, כלומר – רוב עורכי הדין לא מצליחים להביא את מרבית יומם לכדי עבודה בתשלום. בניתוח של שעות עבודה מול חיוב הלקוח בחשבונית, או במילים אחרות – חלק בלתי מבוטל ממשרדי עורכי הדין סובלים מחוסר יעילות כרוני.
להיכן הזמן טס
השאלה המתבקשת היא, מדוע יש כאלה פערים בין שעת החיוב השעתית ההתחלתית ובין התשלום המגיע למשרד בפועל בסיום העבודה התשובה מתפרשת על שלל נושאים, בין היתר – משימות אדמיניסטרטיביות ומשימות הקשורות בקידום ושיווק, מציאת לקוחות חדשים וכו', כל אלו גוזלים זמן רב מראש המשרד.
בעוד לעיתים יש צוות במשרד האחראי על משימות אלו, עדיין עורכי דין רבים מדווחים כי הם בעצמם מקדישים זמן רב למשימות אלו הקשורים בעסק שלהם, אך אינם באים לידי ביטוי בשעות חיוב.
את נתוני המחקר ניתן לראות בטבלה להלן:
המצב הנוצר הוא כי עורכי הדין עובדים שעות ארוכות מאוד, ובכל מקרה עובדים יותר ממה שתכננו. בממוצע, עורך דין שמתכנן לעבוד שבוע של 46 שעות – עובד בממוצע 50 שעות, שעות המצטברות באופן שנתי לכדי יותר מ 3 שבועות (!) של עבודה שאינה מתוכננת. בדרך זו, עורכי הדין מעמיסים עוד ועוד על חייהם הפרטיים, ומאבדים איזון בין חיי עבודה לבין חיי המשפחה.
עורכי הדין מדווחים כי אין מנוס אלא לעבוד מעבר לשעות העבודה המקובלות, הן בכדי להספיק לבצע עבודה משפטית שלא הגיעו אליה במשך יום העבודה, והן בכדי להיות זמינים ללקוחות. יותר ממחצית מדווחים כי הם זמינים ללקוח לאחר שעות הפעילות.
סיכום ביניים – עורכי הדין עובדים שעות ארוכות והדבר לא תמיד בא לידי ביטוח בשעות החיוב. ישנה דרישה גדולה לצוות משרדי לעבודת האדמיניסטרציה וכו', אשר כרוכים בעלויות נוספות אך מצד שני חוסכים לעורכי הדין את ההתעסקות בעבודה שאינה משפטית וגוזלת זמן רב, כאשר עבודה זו לא תבוא לידי ביטוי בחשבונית היוצאת ללקוח. הדרך היעילה ביותר, היא לייצר שיטה אוטומטית ויעילה שתחסוך את הזמן המוקדש למשימות כאלו. יש למצוא דרכים לאיתור ושימור לקוחות, ללא הקדשת זמן ומשאבים יקרים. כך, יש לעשות מחקר ולגלות כיצד לאתר לקוחות חדשים, ומה לקוחות מחפשים בפירמה, ובו זמנית לספק להם שירות טוב וזמין.
לעורכי הדין הישראליים ישנם חיים קשים אף יותר. השוק רווי והתחרות גוברת בכל יום שחולף. על כן, הכלי החשוב ביותר שעורך הדין הישראלי נדרש לו הוא האינטרנט – נוכחות באתרים, פורומים, רשתות חברתיות ועוד. עורכי הדין נדרשים לחשוב שיווק – אתר אינטרנט מושקע, קידום אתר וכו' – לא פעם השקעה ראשונית לא פשוטה, שלאחר מכן תחסוך זמן רב (ומשאבים) בנושאי פיתוח עסקי, ובשאיפה – תהליכים שיביאו לקוחות למשרד.
מתוך הדו"ח המפורט, אנחנו מביאים בפניכם מספר עצות מפתח לצמצום שעות העבודה הקשורות בעבודה שאינה משפטית במשרד שלכם:
(1) הקמת אתר אינטרנט – אתר רספונסיבי, מושקע ומודרני, אשר ימשוך לקוחות ויראה כי יש לכם נוכחות באינטרנט וכי אתם קיימים. עדכנו את האתר לעיתים, רצוי דרך איש מקצוע כדי לחסוך לכם זמן יקר.
(2) קדמו את האתר שלכם במנוע החיפוש – השקיעו בקידום האתר בכדי למשוך לקוחות פוטנציאליים אל האתר שלכם וכך תצליחו להגדיל את מאגר הלקוחות, ובהתאם, את כמות השעות שלכם לחיוב. זכרו: יותר לקוחות – יותר עבודה.
(3) הראו נוכחות ברשתות החברתיות – הקימו משתמש בפייסבוק והשתתפו בקבוצות רלוונטיות לעסק שלכם, עשו שימוש בפייסבוק ככלי שיכול להניב לכם הכנסה.
(4) פורומים משפטיים – השתמשו בידע שלכם כעו"ד וקחו חלק פעיל בפורומים, קבוצות אונליין – או כתבו מאמרים ובלוגים. אם תוכלו לקשור את השם שלכם לפרופיל כזה, לקוחות יוכלו להגיע לאתר ביתר קלות.
לסיכום
מהמחקר שנעשה עולה כי עורכי הדין נשאבים בקלות אל "מלכוד העסק העצמאי", בו שעות רבות מבוזבזות כלפי פעולות אשר אינן קשורות ישירות בעבודה – שעות שלא מניבות הכנסה. במקום להתעסק במשימות מסוג אלו לקידום העסק, כדאי לשלם לצוות מקצועי שיעשה זאת עבורכם, כאשר הדבר שיש לזכור הוא כי המדדים המרכזיים להכנסה הם הגדלת מאגר הלקוחות והגדלת השעות לחיוב.
