משרדי עורכי הדין שמעבר לים אינם אדישים לנוכח ההתפתחויות הטכנולוגיות בענף המחשוב. מגזין הרשת Gigaom דיווח על התפשטות מגמת המעבר לטכנולוגיות מחשוב הענן (Cloud Computing) בקרב משרדי עו"ד בארה"ב (קישור למאמר).
מבין ציבור עוה"ד, יש הטוענים כי תוכנות הניהול בהן משתמשים המשרדים לוקות בחסר מבחינת פונקציונאליות וחיבור בין המרכיבים השונים. לא פעם- מאופיינות התוכנות הללו בסרבול יתר (שלא לדבר על מחירן), סרבול הנובע, בין היתר, מהיותן מושתתות על מספר רכיבי תוכנה שונים שמקורם בחברות שונות, דבר המוביל לקושי בקיום אינטגרציה ביניהם.
כמו כן, רבות מבין התוכנות השונות הקיימות בשוק הינן תובעניות למדי וגוזלות משאבי מערכת רבים הן מבחינת עלותן למשרד והן עקב הצורך שנוצר, לא אחת, בהשקעה ברכישת שרתים ורכיבי חומרה אחרים ובאחזקתם, לצורך אחסנת מידע המיוצר בתוכנות אלו.
בנוסף, תוכנות ניהול רבות אינן בהכרח מותאמות לצרכיהם של משרדי עו"ד, מאחר והן כוללות לא פעם מרכיבי תוכנה אשר אינם נחוצים למשרדים- דבר המוסיף לעלותן הגבוהה ממילא ולסרבול.
משרד עורכי הדין אמריקני Zuber & Taillieu החליט 'להרים את הכפפה' בעניין זה וליצור אלטרנטיבה לתוכנות הניהול העסקי, באמצעות השקת תוכנה המבוססת על מחשוב ענן (Cloud Computing).
למי שאינו בקיא בנושא, מחשוב ענן הוא פיתוח המאפשר להשתמש ברשת האינטרנט לשם ביצוע פעולות עיבוד ומחשוב שונות. במערכות מחשוב מבוססות 'ענן', מידע ונתוני המחשוב השונים מרוכזים בשרתים המופעלים מיחידות קצה מרוחקות, דבר המוזיל עלויות הפעלה של מערכות מחשוב, שכן הפעלת התוכנה אינה דורשת רכישת ואחזקת שרתים וחומרה.
תוכנת הניהול העסקי שיצר משרד Zuber & Taillieu הינה תוכנה המבוססת על פלטפורמת Saas -Software as a service- תוכנה כשירות, כלומר, שירותי התוכנה מופעלים באמצעות חברת LawLoop (אתר האינטרנט- http://www.lawloop.com/) שהוקצה במיוחד לצרכי השימוש בתוכנה. המשמעות– התוכנות השונות אינן מותקנות ישירות בשרתי המשרד, מודל המאפשר חסכון נוסף בעלויות ההפעלה בשל חסכון בעלויות ההתקנה ורכישות נוספות הנדרשות לנושא.
לדברי מפעילי האתר, התוכנה מותאמת ספציפית לצרכיהם השונים של משרדי עו"ד. ממשק העבודה של התוכנה עוצב תחילה על ידי שותף מייסד במשרד עורכי הדין Zuber & Taillieu המכיר מקרוב את הצרכים והדרישות, ורק לאחר מכן הופנתה מלאכת בניית התוכנה לצוות מתכנתים. התוכנה תכלול מגוון רחב של פונקציות התואמות את צרכיהם השונים של משרדי עו"ד, החל מניהול ואחסון מסמכים, דרך חישוב שכר-טרחה וכלה במערכות דוא"ל.
לדברי חברת התוכנה, אחד מיתרונותיה הוא היכולת לסייע למשתמשים בה לעקוב בצורה יעילה ביותר אחר עבודה המתבצעת על מסמכים שונים. התוכנה מציינת את הזמנים בהם תוקנו המסמכים, זהות עו"ד המתקנים, מיקום המסמכים על גבי רשת המשרד וזהות הלקוח / התיק אליו משתייך המסמך, ובכך היא מסייעת לחישוב שכר טרחה על פי זמן.
מפעילי האתר טוענים כי האתר מקפיד על רמת אבטחת מידע מקסימלית, וכי התוכנה מקיימת מספר מעגלי אבטחה ומידור, כך שניתן להקצות רשיונות לעריכת מסמך ולצמצם את יכולת הצפייה בו רק למשתמשים שהוגדרו מראש.
ומה העלות? מחיר התוכנה עומד על תשלום חודשי של 39 דולר לכל משתמש, וכוונת מפעיליה הוא לפנות בתחילה לקהל יעד של משרדים קטנים, המונים 25 עו"ד ומטה.
התוכנה המתוארת היא ככל הנראה סנונית ראשונה מבין תוכנות ניהול עסקי נוספות, מבוססות מודל ה- Saas, אשר יותאמו במיוחד לצרכיהם השונים של משרדי עו"ד. בכוחה של מגמת המעבר למחשוב ענן להוזיל את עלויות המחשוב בקרב משרדי עו"ד, לייעל את היצע התוכנות עבורם ולהקל על העבודה האדמיניסטרטיבית במשרד.
ומה בנוגע לישראל? נראה כי משרדי עו"ד בישראל נדרשים לעבור עוד כברת דרך מסוימת בדגש על תחום אבטחת המידע, על מנת להגיע להחלטה על שדרוג ומעבר למערכות מבוססות ענן, כאשר הקטליזאטור החשוב בנושא זה יהיה ככל הנראה צמצום עלויות משמעותי אפשרי. מומלץ כי משרדים המבקשים להיות הסנונית הראשונה בתחום זה, יקדישו תשומת לב מיוחדת לנושא אמינות היצרן ולנושא אבטחת המידע, וראוי לערוך בדיקת נאותות מקיפה לפני בחירה בתוכנה מבוססת ענן.
* מומלץ להרחיב בנושא בפוסט אחר באתרנו, העוסק בחשיפות של משרדי עורכי הדין בתחום אבטחת המידע (מאמר- משרדי עריכת דין בעידן לוחמת הסייבר, 2/2012).
