בין אם סיימת עכשיו את ההתמחות ובין אם אתה עורך דין שכיר שצבר ניסיון בשוק עריכת הדין, החלום המשותף של רוב עורכי הדין הוא לפתוח משרד עצמאי, לעמוד בקדמת הבמה, לקבל את ההחלטות וכמובן להרוויח היטב.
אולם לצד החופש והשחרור מהפירמה, מהשותף המנהל, והיריבות הפנים משרדית, יש לא מעט חסרונות ב- 'ניהול ההצגה', כמו גם אחריות רבה והתעסקות באספקטים ניהוליים חדשים ולאו דווקא מובנים.
עורך דין שכיר בישראל משתכר אולי משכורת קבועה, אך פעמים רבות היא אינה מספקת, גם אם צברתם קילומטראז גבוה בשוק עריכת הדין. מנגד, הדרך לעצמאות אינה קלה כמו שחשבתם. שכיר בישראל נהנה ממטריית חוקים וזכויות המגנה עליו. אלמנטים שהעצמאי יכול רק לחלום עליהם…
אם כך, לפני קבלת החלטה כה חשובה, על עורך הדין להיות מודע למגוון הרחב של האתגרים העומדים לפניו בטרם ניגשים לצעד כה גדול. נצא לדרך:
על קבלת ההחלטה
ההחלטה לפתיחת משרד בנויה בעיקר על שני מרכיבים עיקריים:
• לא סתם גחמה חולפת. ההחלטה על פתיחת משרד צריכה להיות מושכלת ומבוססת על המחשבה כי מכל האופציות העומדות בפניך, זו הטובה ביותר בעבורך בשלב זה בקריירה האישית שלך.
• מחויבות. חובה להיות מחויב לחלוטין למהלך הזה וכמובן גם ללקוחותיך לעתיד לבוא.
שלב א׳ – גיבוש תוכנית עסקית
אז מאיפה מתחילים? השלב הראשון הינו גיבוש תוכנית עסקית אשר מעניקה למשרד 'מפת דרכים' הצופה מכשולים ומובילה את רעיון הקמת המשרד. יש לנסח תוכנית עסקית כמסמך פורמאלי הכולל:
• מטרות אופרטיביות לטווח הקרוב. מטרות ממשיות וברות-ביצוע המנוסחות באופן מדיד וכוללות לוח זמנים לביצוע.
• נתונים מספריים פיננסיים. בדבר המשאבים העומדים לרשות המשרד לרבות הון ראשוני, והצרכים הכספיים החזויים הנלווים לשלבי חייו הראשוניים.
• קביעת תחומי התמחותו העיקריים של המשרד. הבחירה בתחומי עיסוק מתבצעת משילוב בין שיקולי כדאיות עסקית ובין תחומי מומחיותם המקצועית של שותפי המשרד. החלטה זו הינה למעשה אחת ההחלטות העסקיות- אסטרטגיות החשובות ביותר (!).
• תחזית הוצאות צפויות במהלך תקופת ההקמה. בהתאם להון הראשוני העומד לזכותכם בעת תהליך ההקמה.
• הערכת כוח האדם הנדרש בשלבים הראשוניים. נגזרת בלתי נפרדת של היכולות הפיננסיות שלכם. כאשר אתם אחראים גם על משכורת של אנשים אחרים המחויבות גוברת בהתאם.
• הערכת ההכנסה הצפויה. כאשר חשוב לזכור שאופטימיות היא דבר חשוב אבל גם מסוכן.
שלב ב׳ – שלב המעבר הפיזי
אחת האמירות המפורסמות בעולם העסקים היא שעסק קם ונופל על שלושה דברים: מיקום, מיקום ומיקום ("location, location, location").. זוהי המנטרה של עולם העסקים ועולם עורכי הדין לא שונה כל כך ממנו. אבל… למה זה כל כך חשוב?
שיקולי המפתח באשר לבחירת מיקומו הגיאוגרפי של המשרד הינם בעיקר: אזור הפעילות המבוקש, מקום מגוריהם של מייסדיו וכן מקום מגוריהם/עסקיהם של הלקוחות אותם מבקש המשרד למשוך.
קיימות מספר אפשרויות להפעלתו הפיזית של המשרד:
• שכירות רגילה. משרד בעל מתחם פעולה מוגדר ועצמאי. היתרון הברור הינו – שליטה על תחושה ואווירה. החיסרון- העלויות הגבוהות הנלוות לכך.
• שכירת משרדים משותפים. שכירות משותפת עם עו"ד אחרים. היתרון הינו נושא העלות, והשימוש בחללים משותפים כחדרי ישיבות ואזור קבלה. יתרון נוסף הינו בדמות ההיכרות עם עו"ד אחרים והאפשרות להעברת תיקים. החיסרון באופציה זו, הינה היעדר השליטה על האווירה והרעש וסביבת העבודה במשרד.
• עבודה מהבית. אפשרות קיימת בעבור משרדים קטנים בראשית דרכם, בדגש על עו"ד חדשים במקצוע שזה עתה סיימו את התמחותם. אופציה זו מאפשרת עלויות נמוכות לצד סגנון חיים גמיש ונוח. אולם, באופי עבודה זה ישנם חסרונות רבים לרבות קושי בפגישת לקוחות או קולגות, פגיעה בתדמית המשרד וכמובן – המשמעת העצמית הדרושה לנו בסביבת עבודה ביתית.
שלב ג׳ – מאמצי השיווק הראשוניים
עורכי דין עצמאיים רבים מתקשים בגיוס לקוחות למשרד. חלק מעורכי הדין סומכים עדיין על שיטת השיווק 'מפה לאוזן', אולם בשוק עריכת הדין הישראלי המוצף בעורכי דין המשוועים לעבודה, עורכי הדין מתרגלים למציאות חדשה, בה הם מנסים לשווק את פעילותם המשפטית לקהל הרחב, תחת מגבלות אתיקה ומגבלות אתיקה, כמובן.
ואולם, גם ללא תקציב שיווק ובאמצעות השקעת זמן, יצירתיות ומחשבה ניתן לשווק את המשרד ופעילותו בהצלחה רבה באמצעות מספר כלים. הנה לדוגמה:
1) יצירת זהות למשרד – קיים צורך מובהק לבדל את המשרד לעומת מתחריו, קרי: יצירת זהות ייחודית וערך מוסף למשרד. אם ברצונכם לבדל את משרדכם ביחס לסביבתו, יש לנתח את החוזקות והיתרונות של משרדכם ולנסות להבליטם. בידול של ממש נוצר בפועל בהדרגה ולאחר צבירת ניסיון ממושך, אך ניתן ורצוי להשפיע על תדמית המשרד עוד בשלבי הקמתו. בין הצעדים הראשונים המומלצים לביצוע בעניין זה, ראוי להתמקד בבחירת סלוגן למשרד, בחירת לוגו (סמל) וכמובן — הקמת אתר אינטרנט.
2) הקמת אתר אינטרנט – בעידן בו החיפוש אחר עו"ד מתחיל לא פעם ברשת האינטרנט, משמש אתר האינטרנט של המשרד כתעודת הזהות שלו וכאופן בו מתגבש הרושם הראשוני מהמשרד- ומכאן חשיבותו. גם בעלות נמוכה ניתן להקים אתר אפקטיבי תוך יצירת 'חוויית משתמש' נכונה המתבטאת בהשארת חותם של איכות ורושם חיובי על הגולשים. מילת המפתח לעניין זה היא יצירתיות. כללי האתיקה של לשכת עורכי הדין אמנם מחמירים בתחום זה, אך יש מרחב גדול להפגנת יצירתיות ומקוריות. ראוי לתכנן אתר יצירתי הכתוב היטב ומושך את העין, נע סביב תחומי העיסוק של המשרד והאופי של שותפיו.
3) ספר לכולם – הנחת המוצא בשיווק משרד עו"ד ככלל ומשרד חדש בפרט, הוא שיש ליזום ולפעול באופן אקטיבי לשם גיוס לקוחות למשרד. התקופה בה לקוחות הופיעו יש מאין כמעט וחלפה מן העולם, וזה הזמן להפיץ את הבשורה בדבר פתיחת המשרד.
ספר למקורבים, משפחה, קולגות וחברים כי פתחת משרד עו"ד חדש. יש להפיץ את הבשורה למספר רב של נמענים במעגלים חברתיים ועסקיים שונים. ככל שהידיעה תופץ במידה רבה יותר של אנרגיה והתלהבות – וכמובן בצורה יצירתית – כך רבים הסיכויים למשיכת לקוחות חדשים.
ניתן ליידע את הסביבה והמכרים באמצעות מכתבים אישיים מכובדים, דוא"ל מנוסח היטב, גלויה יצירתית וכן במפגשים פנים אל פנים בנסיבות שונות. בכל מקרה- היה ברור לגבי דרכי יצירת הקשר עימך והסבר במפורש כי אתה מחפש סיוע בגיוס לקוחות, והקפד לשאת עימך כרטיסי ביקור מעוצבים, כאשר עליך תמיד לזכור שאתה אף פעם לא יודע מאין יגיע הלקוח הבא שלך.
4) פתח בלוג – בלוג הינו מעין "יומן רשת" בו ניתן לפרסם מגוון אינסופי של חומר, לרבות דעות, מאמרים מקצועיים השקפה אקדמית- מקצועית ועוד. ניהול בלוג הינו דרך יעילה למדי לשיפור מיקום המשרד בתוצאות חיפוש ב- Google, הכנסת תוכן עדכני לאתר המשרד באופן תדיר, הגדלת כמות הגולשים המבקרים באתר המשרד, קידום נושאים החשובים לך אישית ועוד.
יש להדגיש: כתיבת בלוג משולה לריצת מרתון. מדובר על השקעה לטווח ארוך, והצלחתו של בלוג נמדדת בפרק זמן של כחצי שנה לפחות. המלצתנו היא לכתב כמה פוסטים בבת אחת, להכניס אותם לבלוג טיפין טיפין, לעדכן חברים ולקוחות ולהמתין לתוצאות.
5) פעל ברשתות חברתיות – הרשתות החברתיות (לדוגמת Facebook, LinkedIn)) הפכו לחלק אינטגראלי מחיי היום יום של קהילת העסקים ומאפשרות קשר בלתי אמצעי עם לקוחות פוטנציאליים.
נוכחות ברשתות חברתיות בליווי יחס אדיב, מקצועי ומהיר לגולשים עשויים להותיר רושם חיובי ולייצר לקוחות חדשים, בעוד שההשתתפות ברשתות החברתיות הינה ללא עלות. חיסרון מיידי ברשתות החברתיות הוא בחשיפת המשרד לביקורת פתוחה, ללא שליטה על התכנים שמעלים גולשים.
מנגד, ניתן לצמצם ביקורת שלילית באמצעות התנהלות נכונה, כנות ושקיפות המיטיבה עם המשרד או עורך הדין, ומציגה אותו כפתוח לביקורת ומתמודד עם תלונות באופן מהיר ומיידי ללא ניסיון לטיוחן, ובכך להפוך את החיסרון ליתרון.
6) בניית מאגר התחלתי של לקוחות – חשוב לפתח יחסי קרבה אישיים במיוחד עם הלקוחות הראשונים. אנו ממליצים, בוודאי בשלב הראשון, לנהוג בנדיבות עם הלקוחות ולהימנע מחיובים קטנוניים על שיחות טלפון קצרות או אימיילים קצרים. מעט הכסף שתגבו על הפעולות הללו לא שווה את הנזק התדמיתי שהן מייצרות. חשוב מאוד להתחבב על לקוחותיכם הראשוני. צרו לקוחות מרוצים!
שלב ד׳ – שלב השקת המשרד
• יידוע הסובבים – עם ההחלטה על פתיחתו הרשמית של המשרד, תרצו בוודאי לנסח הודעה המפיצה את הבשורה במטרה ליצור מודעות בקרב קולגות ולקוחות פוטנציאליים. מומלץ להכין הודעת דוא"ל לצד הודעה מודפסת מקצועית הכתובה היטב, שמטרתה ליצור את הרושם הראשוני שאתם מבקשים להעביר ללקוחות.
• אירוע להשקת המשרד – מומלץ תמיד, ומעבר להזמנה לאירוע ראוי להזמין קייטרינג מכובד וצלם שינציח את האירוע ויבטיח שימוש בתמונות באתר, ברשתות החברתיות או כשליחה כמתנה ללקוחות.
• צאו החוצה – הצטיידו בכרטיס ביקור ראוי, וצאו החוצה מהמשרד. פגשו חברים מספסל הלימודים, קבעו לצהרים עם המאמן שלך מההתמחות, שבו לקפה עם המרצה מהאוניברסיטה, היפגשו בערב לארוחה קצרה עם הבעלים של החברה בה עבדתם בתקופת הלימודים. עשו לכם רשימה של האנשים עימם בעבר עבדתם, למדתם ונפגשתם- וצאו לחדש קשרים ישנים. עדכנו כי פתחתם משרד חדש, בקשו עצה טובה, הפניית לקוחות, סיוע בחיבור לבעלי עסקים ועוד. הצטרפו לקבוצות עסקיות דוגמת ביז או אחת מקבוצות BNI, וצרו לכם מערך קשרים חדש. קבוצות עסקיות אלו יכולות להביא לקוחות פוטנציאליים רבים, במידה ותשקיעו בהם את הזמן הדרוש.
• הודעה לעיתונות – קשרים בתקשורת? זה הזמן לממשם. כדאי לשלוח הודעה לתקשורת אודות אירוע הפתיחה לעיתונים הכלכליים ולמקומונים, ולציין את ייחודיותו של המשרד.
יש לזכור, כי עיתונאים מחפשים "אייטמים" לעמודי החדשות, וראוי לכלול בהודעה אלמנט שיספק ערך מוסף עבורם, כגון: השתתפות או ביקור של עו"ד בכיר או אישיות מוכרת באירוע הפתיחה.
שלב ה׳ – לימדו מטעויות של אחרים
אמרה מוכרת גורסת כי 'כשלון בתכנון, כמוהו כתכנון לכישלון'. מרבית משרדי עו"ד שלא צלחו את שלבי ההקמה ניזוקו בשל שגיאות שמקורן בתכנון לקוי ובראייה לטווח קצר. להלן מספר שגיאות שניתן ורצוי להימנע מהן בעת התכנון:
• עבודה לפי לוח זמנים בלתי מאורגן – הקמת משרד עו"ד הינה משימה מורכבת הכרוכה במטלות רבות. הצורך בניהול הפן העסקי של המשרד לצד העבודה המשפטית השוטפת צפוי ליצור עומס עבודה כבד באותו פרק הזמן. עו"ד המורגלים בדחיית מטלות עשויים למצוא עצמם ניצבים מול לחץ שאין ביכולתם לעמוד בו. הפתרון הוא תכנון לוח זמנים מאורגן לביצוע משימות ההקמה והקפדה ככל הניתן על יישומו.
• מקצועיות – איכות העבודה שתבצע הינה קריטית! כלל זה נכון בכל שלב מקצועי, אך נכון כפליים בראשית הדרך. חשוב להשקיע זמן ומאמץ רב בעבודתך המשפטית, היא זו שתהווה את הבסיס דרכו תוכלו לקבל לקוחות נוספים בעתיד. המלצה של לקוחות לחבריהם, שווה לאין שיעור יותר מכל פרסומת בעיתון או ב- Google שתשלמו עבורה בתחילת דרכך העצמאית.
• כניסה לתחומי עיסוק בהם אינכם בקיאים – הימנעו מעיסוק בנושאים אלו. הכסף אולי מפתה אך הנזק שתעשו גדול בהרבה משכר הטרחה שתגבו (שלא לומר הפיצויים שתצטרכו לשלם עבור נזקים שתעשו והמוניטין הרע שתיצרו לעצמכם).
• אי יצירת תקציב ו/או אי יישום תקציב – הקמתו הפיזית של המשרד כרוכה בעלויות רבות. בכל פעולה פיננסית יש לפעול בהתאם לתקציב שהוקצה מראש, החל ברכישת ציוד משרדי וכלה בהעסקת המספר הנדרש של עו"ד ועובדים.
• השתמשו בתקציב השיווק בתבונה – אנו ממליצים להימנע מהוצאות ענק על שיווק בתחילת הדרך. כפי שכבר נאמר, השיווק היעיל ביותר הוא דרך איכות עבודה גבוהה למען הלקוח ויצירת יחסי אנוש טובים. מעבר לכך, אם יש לכם זמן (וסביר שבתחילת הדרך יהיה לכם), עדיף להשקיע את מאמצי השיווק ברשתות החברתיות שהפרסום בהן זול יותר.
• אי יצירת מודעות למשרד – גם אם שותפי המשרד מגיעים ממשרדים מוכרים, על כל משרד ליצור מוניטין ומודעות לקיומו. גיוס לקוחות למשרד חדש הינו תהליך הדורש עמל רב, ולכן יש להיערך לכך מראש ולנקוט באמצעים שמטרתם הבאתו של המשרד למודעות של קהל היעד הפוטנציאלי.
• תכנון לקוי של שטחו הפיזי של המשרד – בעת חיפוש מיקום פיזי למשרד יש להתחשב בכמה קריטריונים: המשאבים העומדים לרשות המשרד, גודל השטח הנדרש וטיבה של ההתחייבות בחוזה השכירות. על מנת להימנע מאי נוחות בהמשך, יש לקחת בחשבון את מיקומו המשוער של כל עובד, ומיקום הציוד הדרוש לו לעבודה השוטפת. כן יש לקחת בחשבון אפשרות בה יצרף המשרד לשורותיו עו"ד ועובדים נוספים.
• חשיבות הקשר עם גורמים חיצוניים – המשרד החדש מנוהל על ידכם, אך גורמים חיצוניים רבים מעורבים ועשויים לסייע לכם בפעילותכם השוטפת ואף בגיוס לקוחות- סוכני ביטוח, רואי חשבון, יועצי מס, חוקרים פרטיים, עיתונאים, ארגונים מקצועיים שונים ועוד. ניהול הקשר ושמירה על קשר שוטף עם גורמים אלו הכרחי לתפקודו השוטף של המשרד ולהגעתם העקיפה של לקוחות חדשים.
לסיכום…
פתיחת משרד עורכי דין והמעבר משכיר לעצמאי בקרב עורכי דין בישראל קורץ לחלק לא מבוטל מעורכי הדין בשוק המקומי. ההזדמנות לשכר גבוה יותר כמו גם האפשרות להיות "הבוס" מניעים רבים לקפוץ למים עמוקים ולצאת לדרך חדשה ועצמאית.
