כמעט בכל שנה זה קורה. על אף שתקציב החברה גדל, תקציב המחלקה המשפטית שוב חורג מהיעד… מדוע? מדוע בכל שנה ועל אף תהליכי הפקת לקחים, שוב מייצרת המחלקה המשפטית הוצאות שלא נלקחו בחשבון במסגרת ישיבת התקציב השנתית?

הניסיון מלמד כי ייעוץ משפטי הינו סעיף תקציבי חבוי העשוי להשפיע על שורת הרווח של החברה. למרות זאת, ובאופן פרדוקסלי, הדרג הניהולי בחברה שאינו מתמצא בניהול סוגיות משפטיות ממהר לגלגל את האחריות לתקציב זה לפתחו של היועץ המשפטי.

פעמים רבות לא זו בלבד שהיועצים המשפטיים חולשים על תקציבי עתק, הם גם חורגים בעקביות מהתקציב שנקבע להם ללא יכולת פיקוח אפקטיבי מצד ההנהלה.

מהו הגורם לבעיה? מדוע שוב נוצרו הוצאות עודפות? הסיבות רבות ומגוונות:

(1) אי שקלול העלויות המשפטיות בתקציבי מחלקות החברה: התקציב השנתי למחלקות השונות בחברה נקבע לא פעם בשיטת 'משא ומתן' בין ראש המחלקה לבין קברניטי החברה וללא מעורבות פעילה מצד היועמ"ש.

כך מתעלמות חברות רבות משאלות תקציביות קרדינליות, ביניהן: אילו שירותים משפטיים תצרוך כל מחלקה? האם שירותים אלו יסופקו ע"י המחלקה המשפטית בחברה או ע"י משרד עו"ד חיצוני? האם ישנן תביעות נזיקיות פוטנציאליות בפתח?

ללא שקלול בעין משפטית של פעילות המחלקות השונות בשנה הקרובה, הדרך לחריגה בתקציב המחלקה המשפטית – קצרה.

 (2) חוסר הערכות לאירועים שגרתיים ואסטרטגיים: תפקידה של המחלקה המשפטית הינו לבצע פעולות משפטיות שוטפות של התאגיד, לרבות דיני עבודה, חוזים, תקנון ועוד.

אך מה באשר לעסקאות M&A פוטנציאליות, תביעות ליטיגציה, צמצומים, השקות מוצר ועוד אירועים משמעותיים בחיי החברה? אי צפיית אירועים אלו וכן חוסר טיפול ראוי בהם לאחר התרחשותם, מביאים לא פעם לפריצת תקציב המחלקה המשפטית. בתכנון נכון, יועץ משפטי מנוסה יכול לאמוד אירועים אלו מבעוד מועד ולהיערך להם מבחינה תקציבית.

(3) חוסר ניסיון והדרכה מצד היועמ"ש: עבור חברות רבות במשק, הסיבה ההיסטורית להחלטה להקים מחלקת ייעוץ משפטי הייתה הרצון להוזיל עלויות. מדובר בתפיסה הרואה בשירות משפטי "מוצר מדף", ובתור שכזה עדיף לייצרו באופן פנימי (In-House).

לצד היתרונות הפיננסיים בכך, לעתים חוסר ניסיונו של יועץ משפטי "זול" וצעיר נמצא בעוכרי החברה. הדבר מתבטא בעיקר במצבים מורכבים, כגון שינוי מהותי בעסקי החברה, בהם נדרש ניסיון וידע רב על מנת להתאים את המעטפת המשפטית לסיטואציה העסקית החדשה.

חשוב לזכור כי המחלקה המשפטית הפנימית, מלבד ניהול מדיניות פנים ארגונית בסיסית, לעולם לא "עובדת עבור עצמה" אלא עבור מזמיני השירות – המחלקות הנוספות בתאגיד. ככזאת, הפיתוי לראות בה זרוע ריאקטיבית המגיבה לפעולותיה העסקיות של החברה – גדול. ובנטייה זו יש להילחם.

השלב הראשון בדרך לפתרון הינו הפיכת המחלקה המשפטית לפרו-אקטיבית, הצופה פני עתיד ופועלת כ"שותף האסטרטגי" של מנהלי החברה. כיצד זה נעשה? 

• ייצור פרוטוקולי שכר טרחה שעתיים עבור השירותים שמעניקה המחלקה המשפטית לשאר מחלקות החברה. כך, נכפה על סמנכ"לי המחלקות להכליל את ההוצאות המשפטיות במסגרת תקציבם המחלקתי.
• צירוף היועץ המשפטי הראשי לישיבות התקציב של המחלקות השונות, לצורך התאמת המעטפת המשפטית המדויקת להן הן זקוקות.
• ליווי והכשרה של כלל המחלקה. על ידי הקניית ידע והכשרת המחלקה המשפטית עצמה ניתן לחסוך במיקור חוץ משפטי, לקבל תפוקה טובה יותר מעורכי הדין במחלקה ולהימנע מסיכונים משפטיים עתידיים.

צוינו מספר צעדים להפחתת עלויות המחלקה המשפטית בחברה. ברם, כצעד ראשון על מנהלי חברות להחליט באיזה סוג של מחלקה משפטית הם חפצים: האם בסופרמרקט למצרכים משפטיים, או שמא בשחקן משמעותי באסטרטגיית החברה?

 ———————————————————————————-

* עו"ד וויליאם וייזל הינו ראש תחום ייעוץ ואסטרטגיה למחלקות משפטיות ולחברות במשרד Robus

עו”ד וייזל מחזיק בניסיון של למעלה מ-3 עשורים במהלכם שימש כיועץ משפטי של מספר חברות ישראליות ציבוריות הנסחרות בארה”ב, תוך צבירת ניסיון מעשי רב בכלל תחומי המשפט. ביל הינו עו"ד מסחרי מנוסה בעל הבנה בינ"ל רחבה לרבות מומחיות בשוק המשפט והעסקים בארה”ב. עו”ד וייזל הינו גם מרצה אקדמי פעיל, ומנהל קורס בתכנית המוסמך במנהל עסקים (MBA) של אוניברסיטת חיפה שכותרתו Business and Law Convergence.