נושא הרווחיות הינו אחד מעורקי החיים של כל עסק באשר הוא. הדבר נכון עבור עסקים וחברות בכל הגדלים ובכל ענפי התעשייה והסקטורים השונים. בשוק עריכת הדין בישראל, נושא זה מקבל משנה תוקף ורלוונטי ביתר שאת בייחוד בשל הצפיפות והתחרות העזה השוררים בו בכל רגע נתון.
בניגוד לתפיסה, בעבר הלא רחוק, בה רווחיות נתפסה כנגזרת פשוטה של שעות העבודה וגובה שכר הטרחה השעתי, משרדי עורכי דין מבינים שעל מנת לשמור ולשפר את רווחיותם בעידן הנוכחי, עליהם להעמיק את תפיסתם בנושא ולהתייחס לפירמה כעל כל עסק המצריך שרשרת ותהליכי ניהול וקבלת החלטות, בעלי תפקידים דומיננטיים שאינם בהכרח עורכי דין ועוד מנגנונים ניהוליים – עסקיים.
באופן אינטואיטיבי, מנהלים רבים שידרשו לשאלה כיצד לשפר את רווחיות העסק שהם מנהלים ישיבו 'בשליפה' – בדרך של צמצום עלויות. ואכן, צמצום עלויות משפר רווחיות בטווח הקצר, אך האם הוא נותן מענה כולל בטווח הארוך?
מאמרים ומחקרים רבים בארץ ובעולם מלמדים כי נושא צמצום הוצאות הנו מרכיב אחד בלבד מתוך מספר רכיבים, המשפיעים ותלויים זה בזה.
בפורום שנערך בקרב משרדי עורכי דין מובילי שוק בעולם, במסגרתו הוצג מחקר מקיף שנערך על ידי טומפסון רויטרס שנערך בארצות הברית, וכלל את 200 משרדי עורכי דין המובילים, עלו 5 מרכיבי מפתח שחזרו על עצמם במשרדים מצליחים מבחינה עסקית:
- מימוש רווחים
בשתי מילים – חיוב וגבייה. משרדי עורכי דין חייבים לשים דגש על גידול באחוז השעות לחיוב לקוחות ובמקביל גידול באחוז גביית שכר הטרחה בגין השעות שחויבו. המחקר שצוין לעיל מצא, באופן מפתיע, כי משתנים כדוגמת גובה שכר טרחה, היקף החיוב השעתי, מיקום גאוגרפי ופלחי השוק אליו פונה המשרד אינם ערובה לרווחיות.
מרכיב המפתח שמוגדר 'כמבחין' בין משרד מצליח למשרד בקשיים – ניחשתם נכון – הוא דווקא שיעורי הצלחת אכיפת החיוב, הגבייה וניהול פיננסי של העסק.
עבור משרדים גדולים, שיפור קטן באותו שיעור גבייה יכול להתבטא בשורת רווח שונה לחלוטין ובמיליונים רבים נוספים בהכנסות. ואילו עבור משרדים קטנים יותר מדובר בצינור חמצן של ממש.
באופן כללי, קיימות אסטרטגיות רבות לשיפור 'מימוש הרווחים' במשרד, אולם הבסיסית ביותר (ואולי הקשה ביותר ליישום) היא משמעת וכללים נוקשים בחיוב הלקוחות, עמידה על מוסר תשלומים, הנפקת חיובים במועד, מגוון אמצעי תשלום ועוד.
- תמהיל עובדים נכון
באותו מחקר נמצא כי בין המשרדים המצליחים ביותר מבין אלה שנבדקו, כ- 39% מכלל העובדים הינם עורכי דין (זוטרים ובכירים) שאינם שותפים, בעוד במשרדים המצליחים פחות רק כ- 35%.
עולה כי עורכי דין שאינם שותפים מהווים את מרכזי הרווח והשעות הטובים ביותר במשרד עורכי דין, אשר בגינם הרווח השולי הוא גם הגבוה ביותר במקרים רבים. לעומתם, שותפים במשרדי עורכי דין שאינם שותפי הון מהווים את מרכזי הרווח השעות הנמוכים ביותר מאחר ולרוב הינם בעלי שכר גבוה ופחות שעות חיוב בפועל ללקוח. המסקנה המתבקשת, משרד מצליח יותר מנחיל מדיניות גיוס ושימור עובדים המאזנת בין מספר שותפים מצומצם ונתח נכבד (כ- 40%) עובדים שהינם עורכי דין ואינם שותפים.
- היערכות לצמיחה
סקרי השכר השונים בישראל בשוק המשפטי משקפים מגמת צמיחה מתמשכת בענף המשפט – הן בשכר והן בהיקף פעילות משרדי עורכי דין.
שוק בצמיחה זה דבר נהדר, אבל משרדי עוה"ד חייבים להיות ערוכים לקראתו. היערכות לקראת צמיחה ?! בהחלט.
בזמן שהשוק בצמיחה, רבים ממשרדי עורכי הדין לא צמחו בהתאם מבחינת כוח-אדם, ואינם מחזיקים מספיק עו"ד שכירים מנוסים שאינם שותפים, המהווים מרכזי רווח יוצאים מן הכלל.
אז כיצד יש להכין את הקרקע? ראשית, גיוס עובדים – משרדים מצליחים שמים דגש על גיוס עובדים זוטרים איכותיים והכשרתם על מנת שישתלבו במשרד לטווח ארוך, ולאו דווקא במסלול שותפות. משכורת תחרותית, בונוסים והטבות, ליווי צמוד מעורכי דין מובילים במסגרת תכניות מצטיינים וחלון הצצה לתהליך קבלת החלטות מהותית הינם גורמים מהותיים ביכולת לגייס עובדים איכותיים . שנית, שימור עובדים – כל עו"ד מכיר לפחות עו"ד אחד/ת מבריקים וחרוצים שעבדו בעבר במשרד עורכי דין. ייתכן שעזבו על מנת לבלות יותר זמן עם משפחתם, ייתכן וחיפשו שגרה יומית פחות מלחיצה ודורשנית וייתכן כי התקשו לאמץ את התרבות הארגונית המשרדית. בסופו של דבר, ישנה תחושה כי המשרד נכשל בשימור הכישרון בארגון. מענה לבעיות שהוצגו ייתכן באמצעות תכניות עבודה מבוססות פרויקטים שעתיים המספקות גמישות בשעות העבודה, טיפוח ערכי הקולגיאליות ועבודת צוות באמצעות מתן משימות משותפות והעצמת ההישגים הקבוצתיים במקביל לאישיים וכן לאפשר עורכי דין שאינם שותפים להביע דעתם ולהשפיע על קבלת החלטות מהותיות לגבי המשרד ולקוחותיו.
יישום בשטח של מדיניות גיוס ושימור עובדים המפורטות לעיל, מובילות אותנו למרכיב המפתח הבא.
- You have to spend money to make money
כמו שצוין בתחילת מאמר זה, בעיני מנהלים רבים שיפור הרווחיות הינו שם נרדף לצמצום עלויות. אבל האם זה באמת המקרה? אם נסתמך על הכותרת של פיסקה זו, הרי ש התשובה היא – לא !
להפתעת רבים, במחקר שנערך על ידי טומפסון רויטרס שנערך בשנת 2015, נמצא שמשרדי עורכי דין מצליחים ראו גידול משמעותי יותר בהוצאות המשרד מאשר משרדי עורכי דין ממוצעים.
בניתוח ההוצאות נמצא כי המשרדים המצליחים הגדילו את תקציב ההוצאות הנוגע לגיוס ושימור עובדים, שיווק ופיתוח עסקי אשר לעתים קרובות כולל בתוכו שיפור ביכולות הטכנולוגיות של המשרד המייעלות את תהליכי העבודה.
האומנם מדובר בהפתעה? במחשבה שניה, מדובר בתוצאה הגיונית, מאחר שבשוק שמונע על ידי כישרון יש להשקיע משאבים רבים בגיוס ושימור ההון האנושי, שהוזכרו בהרחבה בכתבה זו.
כמו כן, בשוק אשר מאופיין ביותר היצע מביקוש הקשר עם הלקוח חשוב מאי פעם, לכן יש להשקיע מאמצי שיווק ופיתוח עסקי על מנת להגדיל את הנתח בעוגה. מאמצים אלה כוללים קשר רציף ואישי עם הלקוח גם בזמנים שאינם מצריכים ליווי משפטי ספציפי, אפיון מעמיק על צרכי הלקוח, שאיפותיו, לקוחותיו על מנת לדעת איזה שירותים הוא יזדקק להם (לאו דווקא המשפטיים) ומהם האפשרויות והסיכונים הפוטנציאליים הגלומים בעסק שלו.
- תרבות רבותיי, תרבות (ארגונית)
משרדים רבים מבינים כיום את מה שמחקרים רבים מוכיחים – תרבות ארגונית בריאה, מורל ומוטיבציה גבוהים משפיעים ומשפרים את פריון העבודה והרווחיות. עובדים בכל הדרגות צריכים ליהנות מעבודתם ומבילוי זמן עם חבריהם למשרד.
לצורך מטרה זו, משרדים רבים שמחים לשלוח עובדים לטיולים משותפים (שאגב- לא חייבים להיות בעלויות גבוהות) על מנת לחזק את הקשר בין העובדים ולשפר את שיתוף הפעולה בניהם, מה שהוכח לא פעם כרווחי מאד למשרד בו הם עובדים.
מרכיב נוסף בתרבות הארגונית שהוכח כמהותי הוא הפתיחות הארגונית והגמישות כלפי עובדי המשרד. יכולת המשרד להציע תכניות המאפשרות לעובדים להתאים את אינטנסיביות העבודה לחייהם האישיים, מחזקת את הקשר עם העובד ותורמת לפריון עבודתו.
דוגמה נהדרת הינו משרד PWC, המציע לעובדיו תכנית המאפשרת לקחת חופשה מעבודתם על מנת לטפל בעניינים משפחתיים ועדיין לקבל 20% משכרם וכן לשמור על חבילת ההטבות והסוציאליות שברשותם.
אז איך מיישמים בשטח?
כדי לשפר את רווחיות המשרד עליכם לנקוט בצעדים ברורים, שיטתיים ועקביים אשר יקדמו אתכם אל מטרתכם.
לא פעם, אנו ברובוס נתקלים במשרדי עורכי דין אשר מחזיקים בארגז הכלים את כל הדרוש על מנת לשפר מהותית את רווחיותם, אך טרם גיבשו תכנית אסטרטגית להשגת מטרה זו. לעניות דעתנו, הנקודות החשובות ביותר להתמקד בהן הן:
- בחינה עצמית אקטיבית – יש לבדוק בזמן אמת את אפקטיביות פעולות המשרד ועובדיו, שעות החיוב, אסטרטגיות בתיקים שונים ועם לקוחות שונים. בהתאם לבחינה זו, יש לגבש החלטה לגבי דרכים לשיפור הרווחיות ולערוך את אותה הבחינה בתקופות עוקבות על מנת לראות כיצד החלטות אלו הבשילו ומהן התוצאות העסקיות כעת.
לדוגמה, ניתוח המאפיין אילו משימות ניתנות לביצוע על ידי עובדים אדמיניסטרטיביים ואילו משימות ניתנות לביצוע על ידי עורכי דין בלבד. ניתוח זה יאפשר לחלק את משימות המשרד באופן אפקטיבי, שיפחית את כמות המשימות האדמיניסטרטיביות שנעשות על ידי עורכי הדין ויפנו להם זמן נחוץ למשימות רווחיות יותר לארגון. - יצירת סטנדרט אחיד – רשימת הנחיות ברורה ומקיפה המשקפת את ערכי המשרד ואת שיטת העבודה המקובלת – התייחסות מפורטת במדיניות המשרד הנוגעת לשעות לחיוב, הגדרת מועדי וסכומי גביה ומעקב כי אכן נגבו הכספים (ובמידה ולא מדוע וכיצד ניתן לקדם את הגביה), זליגת רווחים ובחינת רווחיות לקוח, הינה קריטית לצורך שיפור תוצאות המשרד והתקשורת עם הלקוח. על מנת להעלות נושא זה לסדר היום המשרדי ניתן לאתר מקרים בהם תהליך החיוב, גביה והרווחיות היו יוצאים מן הכלל, להבהיר לעובדי המשרד מהם נקודות השימור הרצויות ולהעצים את העובדים אשר עומדים מאחורי ההצלחה.
- ניצחונות קטנים – תפיסה רווחת בקרב עובדים היא שלעובד "הקטן" אין השפעה מהותית על המשרד "הגדול". שיפור קטן בשעות החיוב וניצול זמן העבודה שנעשים באופן רוחבי אצל מספר עובדים גדול יכולים להוביל לשינוי מהותי ברווחיות הארגון. הרבה ניצחונות קטנים מצטברים לניצחון גדול. תכניות במסגרתן עו"ד זוטרים יזכו לליווי צמוד מעו"ד בכירים או עריכת מפגשים תקופתיים עם שותפים בה יחשפו עורכי דין להיבטים עסקיים וקבלת החלטות, מאפשרות זרימת מידע בארגון ומנחילות בקרב עובדים את המשמעות של הצלחתם האישית על הצלחתו של המשרד כולו.
- הקשר עם הלקוח – ניהול והידוק הקשר עם לקוחות המשרד, הוכח להיות גורם מהותי בתוצאות הכלכליות של המשרד. קשר טוב יותר עם הלקוח לעתים משפר את כמות השעות לחיוב, משפר את מאמצי הגבייה, מונע מחלוקות עסקיות ומקטין את הסיכון לפער בציפיות בין המשרד ללקוח.
לסיכום, נושא הרווחיות נוטה לתפוס מקום של כבוד בסדר היום של משרדי עורכי דין.
מאחר וכל משרד הינו ייחודי ונמצא בשלב אחר של התפתחות ורווחיות, יש לבחון את הפתרונות המוצעים, ולהתאים אותם למידותיכם האישיות, על מנת לסיים את השנה עם אסטרטגיה ברורה לשנה הבאה, רווחית יותר וטובה יותר.
